Breves conselhos de etiqueta e protocolo em eventos amplificados*

Utilizando uma expressão que nos é muito querida, a opção por um evento amplificado permite, de forma exponencial, alcançar um público muito mais alargado. Fique a saber como.

Quando falamos de eventos amplificados é importante destacar que com o mesmo investimento, ou praticamente o mesmo, a sua reunião ou conferência pode facilmente derrubar as quatro paredes a que estava limitado e alcançar um público mais vasto e igualmente especializado. O que muda? A tecnologia. O que fica como estava? As boas regras de etiqueta e protocolo, por exemplo.

*Antes de falarmos de etiqueta e protocolo, cabe-nos recordar a "matéria dada" no que se refere a eventos amplificados.

Por isso, se chegou apenas agora, fique a saber um pouco mais sobre eventos amplificados nestes dois artigos:

Gestão de eventos amplificados: a solução para chegar mais longe

Conteúdo com tecnologia: as vantagens de contar com um gestor de eventos amplificados

Etiqueta e protocolo a ter em conta

Seja uma reunião, conferência online ou webinar. Há boas práticas de protocolo para reuniões e conferências online e mesmo não estando aqui a falar de uma gigantesca enciclopédia de regras e princípios, há um conjunto de regras de etiqueta e protocolo capaz de o ajudar a realizar uma reunião ou conferência eficaz. Afinal, esse é o objetivo.

Há princípios que se aplicam, da mesma forma, a eventos presenciais e eventos online. Uma dessas regras é a importância de conhecer quem o vai ouvir e ver.

Antes de mais, prepare-se de forma a manter o interesse, construindo um conteúdo bem fundamentado e interessante.

Mas, há mais conselhos que deve ter presente e que aqui partilhamos:

• Prepare a reunião com antecedência. No caso de pretender apresentar relatórios, arquivos, fotografias, vídeo ou até power points, aconselhamos que envie os mesmos para o gestor de eventos amplificados para que tudo funcione corretamente no dia.

• Atenção ao ambiente. Ou seja, 1001 cuidados para que o fundo que vai aparecer durante a sua transmissão seja neutro ou corporativo. Até pode ser uma prateleira de livros, a cortina fechada ou somente a parede, mas tenha leve isso em conta na preparação. Não hesite em reorganizar o espaço se o resultado for um cenário melhor.
  
  
• O vestuário. Vista-se de acordo com o evento online em que participa. O impacto causado pela imagem não deixa de existir pelo facto de a reunião ser virtual.
  
  
• A pontualidade. Esteja 100 por cento disponível para ser chamado cinco minutos antes do horário combinado, garantindo, da sua parte, que o evento começa pontualmente.
  
  
• Atenção total. Queremos dizer com isto que nunca distrair-se com sites, e-mails ou arquivos não relacionados com o evento. Ou corre o risco de perder o foco. Um conselho prático: deixe tudo fechado.
  
  
• Teletrabalho. A opção pelo teletrabalho exige que invista numa internet capaz de responder corretamente à transmissão de muitos dados. Na prática, evite transtornos provocados por ligações instáveis.
  
  
• Silêncio. O ideal é trabalhar sozinho no nosso ambiente de trabalho em casa. Se não for possível, informe os membros da família das reuniões e conferências online. E cuidado com os animais de estimação. Já agora, coloque o telemóvel no modo silencioso, devendo fazer o mesmo com o microfone, que deve ligar apenas para falar.
  
  
• Teste os softwares e aplicações com antecedência. Se lhe couber o papel de liderar a videoconferência, teste a plataforma com antecedência e assegure que todos os participantes tenham as informações de acesso corretas e em tempo útil.
  
  
• A simpatia do olá e obrigado. Ao iniciar a reunião, quem a lidera deve cumprimentar os participantes e agradecer a presença de todos. Atenção, é essencial que quem organiza e os palestrantes respeitem o tempo de cada um para falar. 

Esta é uma nova realidade e ponto de partida para uma conferência online gratuita realizada pela AP | PORTUGAL Tech Language Solutions dia 25 de junho, das 10 às 11 horas. Pode fazer a inscrição aqui.

Anote também estes conselhos que resultam da vasta experiência da AP | PORTUGAL Tech Language Solutions na organização de eventos e aproveite as ferramentas que contribuem para promover o envolvimento dos participantes:

• Partilha de ecrã;
• Sondagens;
• Perguntas e respostas;
• Chat;
• Sessões de vídeo…

E ainda:

• Ofereça ao público algo em que pensar, utilize palavras envolventes como "nós", "nós [e os nomes dos membros da audiência]".
• Comece frases com "Imagine..." ou "E se...", levando a audiência a pensar, tornando-se mais ativa e menos passiva.

E, já agora, faça pausas.

Reunião e conferência online: diferenças

Dado o passo em direção aos eventos híbridos ou online é importante entender que existem diferenças significativas entre reunião e conferência online.

Apesar de unidas por algumas características e funções, há diferenças e um olhar mais atento é capaz de desvendar as mais significativas.

• Sabia que no modo de reunião online todos os participantes conseguem partilhar o ecrã, ligar o vídeo, o áudio e saber ainda quem participa na reunião?
• Por outro lado, no modo de conferência online ou webinar apenas o anfitrião ou os palestrantes podem partilhar os seus vídeos, ficheiros áudio e ecrãs.

Neste último caso há ferramentas capazes de tornar as conferências e webinars menos fastidiosos, podendo o anfitrião ou palestrantes optar por possibilitar a interação com os participantes através de Q&A, chats e sondagens.

Uma possibilidade que exige a assessoria de um gestor de eventos amplificados para que a preocupação do organizador ou palestrante seja apenas com o conteúdo e nunca com a tecnologia.

QUEM SOMOS

AP Portugal - Tech Language Solutions é uma empresa portuguesa de tradução e serviços tecnológicos certificada pela Norma Internacional da Qualidade ISO 17100, com uma agência de tradução em Lisboa e outra agência de tradução no Porto. Reconhecida internacionalmente pelas suas competências tecnológicas de localização e tradução de websites, SEO multilingue, locução, legendagem e interpretação, aposta com entusiasmo no desenvolvimento da cooperação em Luanda, Maputo, Bissau, Praia, São Tomé, Dili e qualquer ponto do mundo onde a sua organização ou instituição necessite de um parceiro especializado em mais de 125 pares linguísticos.

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