Tecnologia, Gestão e Marketing

Está a começar no trabalho remoto? Aprenda com estes cinco conselhos

AP | PORTUGAL

Agora que o teletrabalho tornou-se na única solução para muitos profissionais, empresas e organizações, há muito para aprender. E depressa. Noções básicas que permitam uma integração rápida são, por isso, essenciais para o sucesso.

A urgência do trabalho remoto não pode, contudo, ser a razão para fazer tudo depressa e não aproveitar para ir aprendendo com o conhecimento e experiência adquiridas.

Os desafios são vastos, com destaque para a escolha de ferramentas - como é exemplo o enorme caso de sucesso no qual se tornou o Zoom - e a adaptação de todos os colaboradores ao trabalho remoto.

 

“Mesmo que o teletrabalho não esteja a funcionar na totalidade, este é um bom momento para o testar e fazer otimizações” - Wayne Sadin, diretor digital da Affinitas.

 

Vamos concentrar-nos naqueles que, quase do dia para a noite, viram-se perante a necessidade de adaptar-se ao trabalho remoto. Seja de forma individual, seja como membro de uma equipa. Aproveite estes cinco conselhos:

 

Qual o quadro geral da empresa

 

Tomada a decisão de avançar no sentido do teletrabalho, o primeiro passo será analisar, estruturar e criar processos capazes de manter o seu negócio a funcionar. De forma eficaz.

Na prática, perceba que funções podem, de facto, ser realizadas à distância.

Ponto importante: identificação das ferramentas e equipamentos precisos para implementar o trabalho remoto.

Dica: as empresas e/ou pessoas não familiarizadas com o teletrabalho deverão, com caráter obrigatório, informarem-se e estudarem os exemplos de bom funcionamento.

 

Implementar e definir por escrito os procedimentos

 

A realidade é que muitos dos funcionários não estão minimamente habituados a trabalhar fora do escritório da empresa. Ou seja, é fundamental implementar e definir, por escrito, os procedimentos a cumprir no teletrabalho.

De que falamos?

  • Os objetivos diários, fundamentais para manter os trabalhadores concentrados nas suas funções. Mudou o local de trabalho, mas isso não significa não cumprir as tarefas que tinham quando estavam na empresa.
  • Estabelecer procedimentos para partilha de tarefas, de como optar pelo contato direto perante dúvidas, publicação em tempo real do trabalho realizado...
  • Definir e informar aquilo que espera dos seus trabalhadores. Nada mudou só porque estamos agora em casa a trabalhar. Se quer manter alguns horários padrões ou iniciar novas regras é aconselhável que disponibilize por escrito os novos procedimentos.

 

O aperto de mão fica para mais tarde, o teletrabalho é para hoje
Não esquecer o isolamento

 

Segundo um estudo da Universidade de Harvard, nos Estados Unidos, a produtividade aumenta perante uma maior autonomia.

O que não quer dizer que haja liberdade total nos horários. O que dizemos é que deve incentivar a existência de um horário padrão para a realização do trabalho, caso contrário corre o risco de não conseguir que haja contacto entre a sua equipa quando necessário.

Dito de outra forma, a produtividade não pode ser afetada pelo facto de alguns colaboradores não estarem contactáveis porque preferem trabalhar à noite ou de madrugada.

Dica: Defina horários obrigatórios para estarem contactáveis ou online.

 

Mais briefings, melhor comunicação

 

Um conselho aplicável a empresas que, entretanto, migraram para o trabalho remoto: aposte fortemente na comunicação interna da sua empresa ou organização.

A comunicação fará crescer a produtividade, acredite.

Dica: realize briefings de forma regular - algo ainda mais importante para quem exerce cargos de topo e que desta forma comunica com os seus colaboradores -, atribuindo novos objetivos diários, semanais e mensais.

O report ao final do dia é também uma boa ideia para que os colaboradores possam comunicar o que foi feito, terem noção do que foi realizado e aumentar o nível de confiança entre todos.

 

Crie hábitos

 

Além do já referido, crie hábitos capazes de ajudar ao bom funcionamento. Ou seja, o hábito de realizarem vídeo conferências em certos dias da semana ou num determinado horário. Há ferramentas, como é caso do Zoom, capazes de promover a interação entre todos os colaboradores. Por mais distantes que estejam.

 

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O teletrabalho é uma opção com futuro


A expressão pode estar na moda, mas como já referimos, o teletrabalho é uma tendência em expansão na última década e hoje em dia encontrará especialistas a considerar que o trabalho remoto é um ingrediente indispensável numa empresa de alto desempenho.

Há diferenças para o trabalho presencial na empresa? Há, claro. A começar pela necessidade de adaptar as nossas competências, fluxos de trabalho e estilos de vida.

Mas para isso há métodos:

  • O seu colega de trabalho deixou de estar ao seu lado? Recorra à tecnologia para manter a comunicação fluída, tendo para isso um variado conjunto de plataformas, como seja o Zoom, para videoconferências, Slack, WhatsApp, Skype, Messenger, WorkPlace by Facebook…
  • É importante ter um horário de trabalho ainda que agora não tenha de cumprir a viagem de carro ou transportes públicos para a empresa. Uma dica: utilize a ferramenta de horário de trabalho do Google.
  • As equipas dispersas devem ter reuniões totalmente virtuais sempre que possível. Como se estivessem todos na mesma sala do escritório.

Números a ter em conta

 

A Microsoft Portugal e a Cisco, empresas de vasta experiência no teletrabalho, levaram a cabo estudos sobre o impacto do trabalho remoto nos seus colaboradores. Estes são os resultados que confirmam a validade da aposta.

A Microsoft Portugal também fez um estudo que concluiu o seguinte:

  • 68% dos trabalhadores dizem ser mais produtivos, a trabalhar a partir de casa.
  • 63% afirmam estar mais satisfeitos, nomeadamente, por conseguirem um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.
  • Em cada hora de trabalho a produtividade aumenta 40 minutos.

A Cisco obteve os seguintes resultados:

  • 50% dos trabalhadores dizem ser mais produtivos, a trabalhar a partir de casa.
  • 80% referem que o teletrabalho é muito importante para a sua satisfação pessoal.

O teletrabalho funciona, sendo isso notório em empresas e organizações tecnológicas. Um bom exemplo é trazido neste artigo do HubSpot, gigante norte-americano do marketing digital [versão em inglês], que refere ter entre os seus colaboradores nos Estados Unidos, mais de três centenas que trabalham exclusivamente de forma remota. Além de garantir uma oferta de soluções para quem opta por, ocasionalmente, ficar a trabalhar desde casa.

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