Aquando de mais uma edição da QSP Summit, que decorreu em Matosinhos, recordámos que organizar um evento não é tarefa fácil, sobretudo uma conferência.
A lista de tarefas é vasta, é necessário conciliar imensas coisas antes do grande dia, desde encontrar um local para a conferência, gerir as relações com os patrocinadores ou até contratar uma empresa de tradução para, se for o caso, recorrer aos serviços de intérpretes de conferência... A lista é, de facto, grande.
Neste artigo vamos, numa primeira versão curta e mais concisa, concentrar-nos num dos elementos fundamentais do processo de organização de uma conferência, que passa por escolher os oradores. Lembre-se, antes de mais, que apesar de a maioria dos oradores apreciar a liberdade criativa e uma atitude menos interventiva por parte dos organizadores, quando se trata de planear o seu conteúdo preferem um acompanhamento mais regular e um maior envolvimento por parte dos responsáveis.
Ninguém gosta de ser deixado de fora ou de desconhecer o que irá acontecer no palco. Além disso, um pouco de investimento inicial pode fazer uma grande diferença quando se trata de criar excelente conteúdo para uma conferência. Falar em público é uma arte, é verdade, e para tal os seus oradores estão a despender muitas energias para criarem apresentações que irão entreter e chamar a atenção dos seus participantes.
Quando dedica a mesma energia para garantir que estão todos em sintonia e que tudo corre como esperado, tanto quem vai falar em público como quem vai escutar terão uma melhor experiência no evento.
Posto isto, deixamos aqui 10 conselhos a ter em conta na hora de escolher os oradores que pretende ver na sua conferência
Mesmo antes de contactar qualquer orador para participar no evento, deve certificar-se de que tem uma ideia clara do conteúdo que o seu público-alvo estaria interessado em ouvir.
Inclua no guia um resumo sucinto da conferência, com informações demográficas do público-alvo; uma descrição do local que indique quaisquer requisitos técnicos ou limitações que os oradores poderão encontrar no que concerne a equipamento audiovisual; uma lista com as biografias dos oradores e tópicos gerais das apresentações (se ainda não existirem títulos definitivos), para que cada orador conheça os restantes participantes.
Uma das piores coisas que pode fazer na organização de uma conferência é esperar até ao último minuto para garantir que os seus oradores têm tudo o que precisam para serem bem-sucedidos. Neste ponto não é de descurar a contratação de uma empresa de organização de eventos.
Apesar do descrito no ponto anterior, deve dar ao seu orador espaço suficiente para que crie o seu próprio conteúdo. Confie que eles dominam as técnicas de falar em público para transmitirem a sua mensagem da forma mais adequada.
Algumas semanas antes do evento, é uma boa ideia informar os seus oradores sobre o que contar em termos de dimensão da audiência. Desta forma não estarão à espera de encontrar algo diferente, poderão dissipar o medo de falar para grandes audiências, por exemplo, e preparar uma apresentação adequada à dimensão da audiência.
Quando estiver a definir a programação das palestras, certifique-se de que a margem de tempo entre sessões é suficiente para que todos possam satisfazer as suas próprias necessidades. Além disso, tenha em consideração o facto de que demorará—cerca de 10 a 15 minutos, dependendo do tamanho do local—para que uma audiência liberte um espaço e outra ocupe o seu lugar. Se necessitou de contratar intérpretes de conferência, lembre-se também, do tempo de trabalho e descanso desses profissionais
Isto leva-nos de volta ao ponto número três— faça todos os possíveis para reduzir a logística que os seus oradores têm de gerir. No dia do evento, não quer que se preocupem com a deslocação a tempo do seu hotel do outro lado da cidade até ao local do evento; é mais importante que despendam essa energia ao prepararem-se para falar em público.
Quando se trata de apresentações, basta uma pequena falha técnica para arruinar o espetáculo: o microfone que deixa de funcionar, a luz do projetor que falha... Os grandes oradores sabem lidar com fiascos técnicos inesperados, mas até os melhores apresentadores podem considerar falhas no equipamento audiovisual uma distração ou algo irritante. Antes do evento começar, faça uma simulação para garantir que todo o equipamento audiovisual funciona devidamente.
Hoje em dia, o estabelecimento de uma rede de contactos e a troca de ideias que fazem das conferências algo espetacular ocorre maioritariamente online. Os seus participantes publicarão no Twitter, Facebook, Instagram ou LinkedIn sobre o seu evento, quer faça parte ou não da conversa, portanto o melhor a fazer é tirar partido dessa discussão online.
Ponto final, a sua conferência terminou e foi um grande sucesso! Depois de tanto trabalho investido na organização do evento, pode ser tentador atirar o seu computador janela fora e reservar umas férias de três semanas numa ilha tropical. Contudo, antes de fazer isso, certifique-se de que envia uma mensagem a todos os seus oradores informando-os do sucesso do evento e agradecendo-lhes pela sua participação.
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