Depois de enumerar, de uma forma simples, 10 conselhos a ter em conta na decisão de escolher os oradores, o blog da AP Portugal Tech Language Solutions aponta neste artigo para a ferramenta mais valiosa na organização de um evento de sucesso: a lista de verificação.
Qualquer organizador de eventos sabe que uma lista de verificação é, talvez, a ferramenta mais valiosa na organização de um evento de sucesso. Ao planear um evento, é esse o recurso que nos tranquiliza quando acordamos a meio da noite com suores frios, convencidos de que nos esquecemos de um detalhe importante na organização do nosso próximo evento. Com uma lista de verificação exaustiva ao seu lado, pode lidar com o seu evento com confiança, sabendo que não lhe escapou nada.
Caso esteja entre os que são super organizados e já utiliza listas de verificação durante a organização de eventos, é possível que mesmo assim se tenha deparado com situações nas quais se apercebeu (tarde demais, porventura) de que não tratou de algum detalhe importante. O que é que correu mal?
Cada evento requer uma lista de verificação adequada à situação em particular, personalizada de acordo com as suas especificações individuais. Portanto, cada lista de verificação difere de evento para evento.
Contudo, existem cinco elementos que deve ter na sua lista de verificação, independentemente de estar a organizar uma pequena festa de aniversário ou uma grande conferência capaz de atrair centenas de participantes, dezenas de oradores, intérpretes de conferência e uma variada panóplia de equipamento audiovisual.
Poderá parecer óbvio, mas certifique-se de que assina - e recebe de volta as cópias assinadas - todos os contratos de que necessita para o evento. Isso inclui contratos de eventos com o cliente, local do evento, empresas de tradução se necessário, hotel, equipamento de audiovisual, etc.
Um aperto de mão firme é uma boa maneira de conduzir negócios, mas não é a melhor para garantir a contratação de prestadores, nem de se comprometer a trabalhar com um cliente. Obtenha tudo por escrito e não comece a trabalhar, nem gaste um cêntimo a organizar o evento, até que toda a documentação esteja assinada e entregue.
Está envolvido até aos joelhos na organização de todas fases do evento. Como é possível que alguém tenha percebido mal a data? Os prestadores de serviços recebem, muitas vezes, vários eventos ao mesmo tempo.
Os clientes podem concordar com dada data e hora para o evento e, depois, simplesmente esquecerem-se de comunicar-lhe uma mudança nos planos. Antes de começar a planear o seu evento, confira a data e a hora de início e fim e coloque-as por escrito, desta forma ficam todos na mesma página.
Não subestime a importância de ter uma ajuda extra no dia do seu evento. Há sempre algum aspeto que necessita ser tratado, e a maioria dos organizadores de eventos já está demasiado ocupado a coordenar o evento para prestar atenção a situações que possam surgir.
Contratar uma ajuda extra é um passo importante, que é muitas vezes menosprezado até que, possivelmente, já seja demasiado tarde para contratar o melhor pessoal de eventos.
Não se contente com as sobras quando se trata de contratar pessoal para eventos. Coloque este elemento na sua lista de verificação e garanta o melhor pessoal qualificado, com a experiência de que necessita e adequado ao orçamento do seu evento.
Organizar uma visita guiada ao local do evento com o seu cliente e os prestadores de serviços é um passo crucial no processo de planear a organização de um evento. É uma oportunidade para levantar questões, resolver problemas e chegar a um acordo em relação à disposição da sala, decoração, forma de registo, e o rumo geral do evento. Frequentemente, mesmo quando acreditamos que estamos a comunicar claramente, a nossa visão contrasta com o que outra pessoa está a visionar com base na nossa descrição.
Faça uma visita guiada pelo espaço físico durante as fases de planeamento e evite surpresas no dia do evento.
Num mundo ideal, pedir algo uma vez seria o suficiente para garantir que o trabalho fosse feito. Infelizmente, o mundo de trabalho real não funciona dessa maneira, ou, pelo menos, o da organização de eventos. Com tantos detalhes para gerir e vários intervenientes envolvidos nas diversas fases do evento, é fácil perder o rumo de alguma coisa.
Por isso, quando elaborar a lista de verificação do seu evento para ajudá-lo a organizar-se e cumprir os prazos, certifique-se de que inclui lembretes para certos seguimentos.
Por exemplo, se falou com uma empresa de tradução sobre a contratação dos serviços de intérpretes de conferência, inclua na lista de verificação um item que diga, "dar seguimento à proposta com a empresa de tradução" e "agendar reunião com o intérprete de conferências". Na organização de eventos, confirmar algo diversas vezes nunca é demais.
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