11 princípios essenciais na organização de um evento multilingue

Organizar eventos não é uma tarefa simples, é um facto. Além de requerer a coordenação de diferentes atividades e pessoas, é fácil sentir-se perdido ou sobrecarregado se o estiver a fazer pela primeira vez. Acrescentar mais do que um idioma a esta mistura torna o desafio ainda mais intenso.

Mas, o que difícil não é necessariamente impossível de fazer. Daqui para a frente partilhamos dicas que o farão encarar a perspectiva de organizar uma conferência multilingue de uma forma um pouco menos intimidante.

1. Línguas

Pense bem no número de línguas que deseja disponibilizar no seu evento. Quando enviar os seus convites, indique claramente qual será a língua oficial (ou seja, a língua que a maioria dos oradores falará) e em que língua (s) será traduzido. Se deseja que os participantes participem e interajam, estes devem ser capazes de falar a língua em que se sentem mais confortáveis.

2. Seleção do local

Se estiver a trabalhar com intérpretes de conferência, tenha em consideração a dimensão da sala de reunião ou de conferências, já que deverá acomodar cabines de interpretação durante todo o evento. Alguns locais já dispõem desses recursos, mas muitas vezes em hotéis ou locais históricos será necessário alugar o equipamento. Uma cabine de interpretação simultânea mede aproximadamente 2m x 2m x 2m e deve ser instalada na parte traseira ou lateral da sala, para que os intérpretes possam ver a tela onde as apresentações serão projetadas. Em caso de dúvida, confirme sempre com a empresa de aluguer de equipamentos para eventos ou com a empresa de tradução se a sala que tem em mente é adequada.

3. A configuração ideal para a sua sala

Entender as várias facetas da conferência em si são os principais pontos de partida para criar os melhores estilos de configuração de reuniões. Esses aspectos incluem a confirmação do número de participantes, a compreensão das especificações de seus clientes e uma avaliação dos recursos que tem disponíveis:

• Anfiteatro ou auditório

Esta é basicamente uma fila de cadeiras viradas para a frente da sala, geralmente dividida pelos corredores centrais e/ou laterais para permitir o acesso aos participantes com facilidade. Se na sua reunião não for necessário tirar muitas notas ou se quiser utilizar a capacidade máxima de assentos, este tipo de configuração será uma ótima ideia.

Adequa-se mais a reuniões com uma grande audiência, reuniões gerais anuais, lançamentos de produtos, por exemplo.

• Conferência ou escola

Cadeiras e mesas dispostas em filas voltadas para frente. Este tipo de configuração pode ser usado quando se pretende que os participantes façam refeições, usem o computador ou tomem notas durante a reunião. É mais adequado para formações e palestras.

• Retângulo aberto/U

Dispor as mesas em forma de U é um tipo de estilo de configuração também muito comum. O objetivo da abertura é sobretudo permitir a visualização das apresentações a todos os participantes. Este estilo é infalível quando há necessidade de combinar a apresentação e algumas interações ou discussões do grupo. Adequado para pequenas reuniões gerais anuais, conferências e workshops.

• Reunião

Aqui são incluídas cadeiras a toda a volta da mesa. Esta pode ser retangular ou oval, ou, quando o grupo é maior, pode optar por juntar mesas mais pequenas para formar um quadrado oco no meio, tudo dependendo do número de participantes. Este estilo justifica-se quando deseja obter uma interação face a face com a sua audiência. É mais apropriado para reuniões do conselho de administração, reuniões de comissão, reuniões de equipa e entrevistas.

• Banquete

É onde as mesas redondas são usadas e organizadas de maneira a permitir a fácil movimentação, bem como o serviço enquanto as pessoas estão sentadas. Este estilo de configuração é adequado para jantares de gala, recepções de casamento e noites de atribuição de prémios.

• Recepção/cocktail

Se você já esteve num cocktail, deve ter reparado que é um evento altamente social que requer muitos movimentos, interações e networking às vezes. Há mesas especificamente concebidas para esse propósito, são cuidadosamente espalhadas pela sala ou num espaço ao ar livre e normalmente fornecem apoio e colocação de coquetéis e lanches.

• Cabaret

Bem, este pode soar muito estranho. Como no estilo de banquete, temos assentos à volta da mesa, sendo organizado com um espaço à esquerda para permitir que os convidados tenham uma vista magnífica para a frente. Apropriado para noites de premiação e celebrações casuais.

• Espinha de peixe

Neste tipo de configuração, as mesas e as cadeiras são inclinadas com um ângulo para cima e para dentro, para que até a pessoa na extremidade mais distante de cada fila possa ver o orador ou observar o que está acontecer sem dificuldade. Isso aumenta a concentração durante as reuniões. Apropriado para grupos de formação e palestras.

4. Equipamento Técnico

Partilhe o seu programa de conferência, o número de participantes e o layout da sala de reunião com o seu parceiro de aluguer de equipamentos audiovisuais ou empresa de tradução, para que eles tenham uma ideia clara do que vai acontecer, quando e onde. Isso permitir-lhes-á fornecer o equipamento mais adequado para o seu evento. Se o seu programa incluir workshops, visitas guiadas ou teleconferências, ter apenas cabines não será suficiente. Irá ser necessário equipamento portátil adicional para permitir que os intérpretes façam seu trabalho. Não esqueça que pode precisar de alugar a sala de reunião um dia antes do início do seu evento, para que a empresa de audiovisual ou de tradução tenha tempo para instalar todos os seus equipamentos, nomeadamente cabines, microfones, projetores, etc.

5. Intérpretes

Onde poderá encontrar intérpretes de conferência qualificados? Mesmo que possa encontrá-los na internet pesquisando “intérpretes de tradução simultânea” no Google, o mais fácil e mais indicado é contratar através duma uma empresa de serviços linguísticos. Estas empresas de tradução têm geralmente uma base de dados de intérpretes para diferentes combinações de línguas e áreas de especialização, e podem fazer uma equipa de interpretação para o seu evento. A grande vantagem para si é que só precisa de interagir com uma pessoa de contato para a interpretação, o que tornará sua vida muito mais fácil.  

6. Documentação da conferência

Num cenário multilingue, é mais importante do que nunca preparar suas apresentações com antecedência. Isso dar-lhe-á tempo suficiente para as traduzir para os participantes que não falam o idioma principal. A sua empresa de interpretação pode também oferecer serviços de tradução escrita. Assim é menos um contato a fazer. Outra vantagem disso é que a agência pode partilhar todos os materiais com os intérpretes antes da conferência, para que eles estejam melhor preparados para os tópicos e línguas com que terão de trabalhar.

7. Programa Social

Se estiver a organizar um programa social para seus participantes, não se esqueça de que deve ser multilingue. Vai fazer uma visita pela cidade? Pode dividir os participantes em grupos de idiomas e contratar guias intérpretes que falem os idiomas específicos. Os intérpretes de conferência podem também assegurar o trabalho durante esses passeios para grupos pequenos.

8. Informe os seus oradores

A maioria dos oradores não gosta de surpresas. Sobretudo quando vão falar em público. Ao informá-los, não se esqueça de mencionar que a audiência é multilingue e que alguns participantes ouvirão e falarão através de intérpretes. Partilhe algumas dicas com eles sobre como trabalhar com intérpretes, para que eles possam ajustar a sua velocidade e apresentação à configuração multilingue.

Faça uma verificação final completa antes do início da sua conferência. Para tal, deve considerar o equipamento, os intérpretes e os oradores

9. Verificação do som

Faça uma verificação final completa antes do início da sua conferência. Para tal, deve considerar o equipamento, os intérpretes e os oradores. Aproveite o tempo para verificar todos os equipamentos: o microfone está ligado? Os intérpretes ouvem o som daquele vídeo que quer mostrar? A linha telefónica da teleconferência funciona? Consegue ouvir a interpretação através do auricular? Faça uma lista de verificação enquanto planeia o evento - e certifique-se de que faz um visto em todos os pontos antes do início do evento.

10. Observe o público

Quando a conferência estiver a decorrer, fique atento e observe todos os participantes, para que possa intervir imediatamente caso haja algum problema. Alguém deixou cair alguma coisa? Alguém está a tocar nos auriculares porque não estão a funcionar? Para conferências maiores, trabalhe com hospedeiras ou tenha um braço direito para o ajudar a dar assistência ao seu público. Certifique-se de que as hospedeiras permanecem em locais estratégicos e instrua-as adequadamente antes da conferência, para que saibam o que fazer em caso de necessidade. Mantenha o contato com eles durante todo o evento.

11. Desfrute da experiência

Mesmo que tenha assegurado todos os pontos acima, ainda pode acontecer algo inesperado. Ou talvez, apesar de todas as suas precauções, um orador tenha uma “ideia divertida” que o seu equipamento pode não suportar. Não se preocupe muito com isso! Vai tornar-se cada vez mais proficiente e proativo em cada evento multilingue que organiza e, se estiver a trabalhar com um parceiro experiente, terá apoio em todas as etapas, especialmente quando houver precisar duma solução de última hora.

QUEM SOMOS

AP Portugal - Tech Language Solutions é uma empresa portuguesa de tradução certificada pela Norma Internacional da Qualidade ISO 17100, representante oficial da tecnologia Wordbee, com uma agência de tradução em Lisboa e outra agência de tradução no Porto. Reconhecida internacionalmente pelas suas competências tecnológicas de localização e tradução de websites, SEO multilingue, locução, legendagem e interpretação, aposta com entusiasmo no desenvolvimento da cooperação em Luanda, Maputo, Bissau, Praia, São Tomé, Dili e qualquer ponto do mundo onde a sua organização ou instituição necessite de um parceiro especializado em mais de 125 pares linguísticos.