Vestuário, silêncio, pontualidade e outras regras de etiqueta e protocolo nos eventos amplificados

Dado o passo em direção aos eventos híbridos ou online é importante entender que, seja uma reunião, conferência online ou webinar, há boas práticas de etiqueta e protocolo.

Falamos, de forma simples, de etiqueta e protocolo para reuniões e conferências online. E mesmo não sendo o caso de uma gigantesca enciclopédia de regras e princípios, há um conjunto de regras de etiqueta e protocolo capaz de o ajudar a realizar um evento amplificado eficaz. Afinal, esse é o objetivo.

Há princípios que se aplicam, da mesma forma, a eventos presenciais e eventos online. Uma dessas regras é a importância de conhecer quem o vai ouvir e ver.

Ponto prévio a qualquer reunião e conferência, seja em ambiente presencial ou online: prepare-se de forma a manter o interesse, construindo um conteúdo bem fundamentado e interessante.

Mas, há mais conselhos que deve ter presente e que aqui partilhamos:

• Prepare a reunião com antecedência. No caso de pretender apresentar relatórios, arquivos, fotografias, vídeo ou até power points, aconselhamos que envie os mesmos para o gestor de eventos amplificados para que tudo funcione corretamente no dia.

• Atenção ao ambiente. Ou seja, 1001 cuidados para que o fundo que vai aparecer durante a sua transmissão seja neutro ou corporativo. Até pode ser uma prateleira de livros, a cortina fechada ou somente a parede, mas leve isso em conta na preparação. Não hesite em reorganizar o espaço se o resultado for um cenário melhor.

• O vestuário. Vista-se de acordo com o evento online em que participa. O impacto causado pela imagem não deixa de existir pelo facto de a reunião ser virtual.

• A pontualidade. Esteja 100 por cento disponível para ser chamado cinco minutos antes do horário combinado, garantindo, da sua parte, que o evento começa pontualmente.

• Atenção total. Queremos dizer com isto que nunca distrair-se com sites, e-mails ou arquivos não relacionados com o evento. Ou corre o risco de perder o foco. Um conselho prático: deixe tudo fechado.

• Teletrabalho. A opção pelo teletrabalho exige que invista numa internet capaz de responder corretamente à transmissão de muitos dados. Na prática, evite transtornos provocados por ligações instáveis.

• Silêncio. O ideal é trabalhar sozinho no nosso ambiente de trabalho em casa. Se não for possível, informe os membros da família das reuniões e conferências online. E cuidado com os animais de estimação. Já agora, coloque o telemóvel no modo silencioso, devendo fazer o mesmo com o microfone, que deve ligar apenas para falar.

• Teste os softwares e aplicações com antecedência. Se lhe couber o papel de liderar a videoconferência, teste a plataforma com antecedência e assegure que todos os participantes tenham as informações de acesso corretas e em tempo útil.

• A simpatia do olá e obrigado. Ao iniciar a reunião, quem a lidera deve cumprimentar os participantes e agradecer a presença de todos. Atenção, é essencial que quem organiza e os palestrantes respeitem o tempo de cada um para falar.

Aproveite as ferramentas

Anote também estes conselhos que resultam da vasta experiência da AP | PORTUGAL Tech Language Solutions na organização de eventos e aproveite as ferramentas que contribuem para promover o envolvimento dos participantes:

1. Partilha de ecrã;
2. Sondagens;
3. Perguntas e respostas;
4. Chat;
5. Sessões de vídeo…

E ainda:

• Ofereça ao público algo em que pensar, utilize palavras envolventes como "nós", "nós [e os nomes dos membros da audiência]".
• Comece frases com "Imagine..." ou "E se...", levando a audiência a pensar, tornando-se mais ativa e menos passiva.

E, já agora, faça pausas.

QUEM SOMOS

AP Portugal - Tech Language Solutions é uma empresa portuguesa de tradução e serviços tecnológicos certificada pela Norma Internacional da Qualidade ISO 17100, com uma agência de tradução em Lisboa e outra agência de tradução no Porto. Reconhecida internacionalmente pelas suas competências tecnológicas de localização e tradução de websites, SEO multilingue, locução, legendagem e interpretação, aposta com entusiasmo no desenvolvimento da cooperação em Luanda, Maputo, Bissau, Praia, São Tomé, Dili e qualquer ponto do mundo onde a sua organização ou instituição necessite de um parceiro especializado em mais de 125 pares linguísticos.

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