Eventos amplificados: os números, as palavras e as ideias de uma conferência de sucesso

O dia 25 de junho foi palco e cenário para a Conferência sobre Gestão de Eventos Amplificados, uma realização da AP | Portugal Tech Language Solutions que reuniu em volta do novo conceito de evento cerca de 500 inscritos e uma audiência potencial de 22 mil espectadores.

Se dúvidas existissem sobre o interesse que os eventos amplificados - e a sua gestão, em especial - despertaram ao longo da fase de promoção da conferência, essas desapareceram com os números de inscritos e audiência, sendo reforçados com o interesse com que os participantes se mantiveram ao longo da hora que durou a conferência.

A conferência organizada pela AP | PORTUGAL assentou em 10 pilares, uma lista de 10 mandamentos essenciais para uma correta gestão de eventos amplificados e cujo conteúdo foi realçado pela lista de cinco oradores presentes:

• Mário Júnior, CEO da AP | PORTUGAL
• Anabela Delgado, Video Remote Interpreting
• Ana Neto, Success Event Manager
• António Cruz, Account Manager Tech Conference Services
• Cátia Rodrigues, Amplified Event Manager

Um resumo do que foi dito ao longo dos 60 minutos pode ser lido de seguida, um “ponto a ponto” do que foi referido pelos oradores da conferência.

Transformar eventos tradicionais

“Graças às tecnologias conseguimos transformar eventos tradicionais, capitalizando o baixo investimento, de forma a eliminar barreiras para obter uma maior audiência e gerando mais recursos para os departamentos de marketing e comunicação utilizarem ao longo da sua atividade. Além de uma redução exponencial da pegada ecológica das organizações, o evento amplificado apresenta grandes vantagens que resulta da democratização dos eventos devido à grande abrangência e sustentabilidade.” >> Mário Júnior

Alcançar maior público

“Quem organiza um evento público quer passar uma mensagem e chegar ao maior número de pessoas possível. Não faz sentido o evento não ser amplificado, já que quase com o mesmo investimento de um evento tradicional, é possível através da tecnologia, transformá-lo num formato híbrido, alcançar um maior público e através da gravação multiplicar recursos para serem utilizados em várias plataformas. A relação custo/benefício é outra vantagem indiscutível.” >> Mário Júnior

Uma presença fundamental

“Hoje em dia a presença de um gestor de eventos amplificados é fundamental em todos os eventos online e híbridos. O gestor é um profissional com uma vasta experiência em gestão de eventos e especializado em tecnologia de videoconferência. Também é um facilitador junto do comité organizador e, um ponto muito importante, é quem dá formação aos oradores e anfitriões sobre etiqueta e protocolo nesta nova realidade de eventos híbridos e online.

No caso de uma conferência internacional, o gestor de eventos amplificados faz ainda a curadoria dos Intérpretes de Conferência necessários; e ainda coordena e aloca as equipas de audiovisuais para apoiar um evento híbrido internacional.

'Não se preocupe com a tecnologia e concentre-se na sua mensagem', é o lema de um gestor de eventos amplificados. Uma vez que é uma nova profissão, exige muito trabalho de formação e requalificação profissional. No meu caso, foram necessários dois a três meses para me especializar numa tecnologia. Por isso, invistam em formação.” >> Cátia Rodrigues

A tecnologia influencia o sucesso

“As tecnologias de videoconferência, que permitem a amplificação de um evento, são muitas e para todas as bolsas. No caso da AP | PORTUGAL, por exemplo, somos especialistas e representantes da Zoom e da Interprefy.

O nosso grande conselho é que leve em consideração a curva de aprendizagem para a utilização da tecnologia. Porquê? A facilidade com que a tecnologia pode ser usada 'on demand' e percebida pelos intervenientes pode determinar o sucesso do seu evento. Quanto mais fácil de usar melhor. É importante ter ainda em conta a interoperabilidade, segurança, privacidade e RGPD no momento de selecionar a solução tecnológica." >> Mário Júnior

Todos os eventos passam a ser inclusivos

"É verdade, comunicar na língua da nossa audiência é muito importante. A Video Remote Interpreting, (interpretação remota por vídeo) e a RSI - Remote Simultaneous Interpreting, ou interpretação à distância -, permitem justamente isso, comunicar na língua do nosso público, já que é uma metodologia de trabalho que permite a tradução simultânea dos eventos. São tipologias diferentes da tradução simultânea tradicional visto que os intérpretes estão num local próprio e com condições técnicas superiores. A VRI e a RSI, ajudam à comunicação em diversas línguas, sobretudo quando são eventos de pequena duração e têm uma grande vantagem que é a possibilidade de dar aos clientes uma grande panóplia de combinações linguísticas, com línguas mais exóticas de que por vezes não existe oferta disponível em Portugal.

Para as organizações com preocupações ambientais há que realçar um fator determinante na escolha do serviço de VRI em detrimento de uma tradução simultânea tradicional - a redução da pegada ecológica. 

Há várias soluções que permitem uma implementação ágil e integrada da interpretação à distância nos eventos amplificados. A AP | PORTUGAL é representante oficial da Zoom, a plataforma nº 1 do mundo em videoconferência, que tem a possibilidade de incluir VRI desde pequenas reuniões até grandes eventos. E da Interprefy, uma plataforma de RSI - Remote Simultaneous Interpretation ou interpretação à distância, que oferece a possibilidade de acolher um evento que pode ter até 10 oradores em simultâneo ou até 300 delegados.

A VRI tem ainda uma grande mais valia, algo que até agora era muito difícil de fazer, que é integração da língua gestual nos eventos. Com um investimento baixo, quase residual todos os eventos passam a ser inclusivos, para tal basta abrir um canal próprio para o intérprete de língua gestual.

De qualquer forma, gostaria de deixar bem claro que se a sua conferência não for exclusivamente online e a sua reunião for presencial, se o tema a debater for de grande complexidade, a melhor opção continua a ser a interpretação de conferência tradicional, com intérpretes de conferência profissionais em cabine." >> Anabela Delgado

Capitalizar audiência

"Este é o momento dos três “R”, um momento simples de explicar. Os eventos amplificados abrem a porta uma série de soluções, a começar por aquelas que permitirão reduzir o investimento e capitalizar em termos de audiência. Sobre reutilizar e reciclar? Resumindo, dependendo da tecnologia selecionada para o evento online ou híbrido, é possível fazer a gravação automática na cloud que gera ficheiros mp3 e mp4 (áudio e vídeo), um momento que abre a porta para um elevado número de outras soluções, desde a criação de podcasts, seja para o Spotify ou outra plataforma; passando pela elaboração de vídeos da conferência que podem ser depois partilhados no site institucional, blog ou até em email marketing.

No fundo, um evento gravado permite depois “recortar e transformar” esse momento em vários micro vídeos e outros micro conteúdos.

São três “erres” que permitem que um departamento de marketing e comunicação possa de um momento criar uma série de eventos impactantes." >> António Cruz

Otimizar e capitalizar o investimento

"Os eventos impactantes ou institucionais na sua versão híbrida permitem otimizar e capitalizar o investimento feito no evento tradicional, uma vez que os recursos que são obtidos, citados no sexto mandamento, podem ser difundidos por diversos canais quase infinitamente. Em diversos casos podem ainda ser uma forma de aquisição de dados/leads.

Outra forma de rentabilizar o evento é através da criação de um sistema de bilheteira (como nos eventos presenciais), também possível no formato digital. E aqui a organização pode definir pelo menos três níveis de preços para bilhetes: só para o evento presencial, opção para o evento híbrido (que inclui o presencial e o digital), e uma terceira opção, a um preço bastante mais reduzido, só para a vertente digital. Destaque-se que na versão digital, a abrangência é muito maior, porque não existe limitação física de lugares, nem uma barreira geográfica, pelo que o número de participantes/venda de bilhetes pode ser muito superior." >> Ana Neto

A preocupação número 1

"É muito importante que a organização e o Gestor de Eventos Amplificados façam uma parametrização correta da ferramenta que utilizarão para realizar os eventos.

Tendo como ponto de partida a experiência da AP | PORTUGAL, o que mais preocupa os organizadores de eventos são os convidados-surpresa. Para colmatar esta questão de segurança, desenvolvemos algumas soluções a nível de secretariado digital - muito utilizado nos nossos eventos internacionais -, que envolve uma hotline, uma linha de apoio em cascata para o período de check-in com níveis de filtragem estabelecidos com o organizador do evento e que, também, serve de apoio aos participantes em casos de dificuldade de acesso à conferência. Note-se também que é feito um double check dos participantes, excluindo as pessoas que não constam na lista de convidados.

Encriptação e RGPD são também um tema que deverá ser avaliado em relação à ferramenta escolhida para desenvolver o seu evento.

No entanto, apesar de todos estes pontos serem importantes, o ponto fundamental e mais importante para garantir a segurança numa conferência online é: educar, formar e sensibilizar.

Em jeito de nota final, estas são algumas funcionalidades que permitem a segurança de um evento online:

• As reuniões/conferências devem ser encriptadas.
• Devemos ter a permissão para expulsar um participante da reunião/conferência sempre que necessário.
• Deve ser definida uma password para aceder a conteúdos gravados na plataforma.
• Deve ter a permissão para fechar o evento assim que este se inicia, o que evita mais entradas após todos os participantes estarem presentes.
• Deve ter a permissão para que a partilha de ecrã de qualquer orador possa ser parada pelo anfitrião, a fim de evitar partilhas erradas de conteúdos menos próprios." >> Cátia Rodrigues

Um networking dinâmico

"Num ambiente online, continuamos a fazer o nosso networking, mas agora temos um networking dinâmico com diversas opções. Num evento presencial há, por vezes, muito ruído e muita gente à nossa volta, o que pode dificultar uma conversa ou até mesmo o simples ato de chegar à pessoa com quem queremos falar.

No formato digital podemos criar salas de reunião individual, logo a seguir ao evento, e aí fazer o nosso networking. É simples: abrimos uma sala de reunião individual e convidamos para a nossa sala a pessoa com quem gostaríamos de falar.

Podemos usar o LinkedIn para promover um networking a longo prazo? Sim. É no LinkedIn que se cria uma rede de networking mais pessoal e duradoura no tempo. Porque não criar um grupo privado no LinkedIn convidando para esse grupo apenas quem se tenha registado no seu evento?

Incluir botões de ligação para as redes sociais no e-mail de confirmação; promover os perfis dos oradores e as suas redes sociais; e criar um hashtag específico para o evento são outros momentos que devem ser levados em conta neste novo networking." >> Ana Neto

Maior capacidade de negociação

"Ponto prévio e importante para os organizadores: revejam as vossas tabelas de patrocínios tendo em conta os três níveis de eventos, uma vez que a capacidade de negociação passa a ser muito maior.

De que falamos? Recordando o que foi dito sobre rentabilidade, a nossa sugestão é que os acordos feitos com os patrocinadores devem ter, no mínimo, três escalões:

• um acordo de patrocínio para o evento apenas presencial.
• um segundo acordo de patrocínio para o evento no formato híbrido (presencial + digital).
• e um terceiro acordo de patrocínio só para o formato digital.

Note-se que com os eventos amplificados a garantia de obter patrocinadores é ainda maior, já que enquanto num evento presencial a visibilidade é limitada, no formato híbrido a visibilidade é alavancada, tal como no formato digital.

Nota importante: toda esta comunicação dos patrocínios será dirigida à totalidade dos participantes do evento e enquanto os conteúdos ficarem disponíveis, que pode ser por tempo ilimitado." >> Ana Neto

Quem somos

AP PORTUGAL - Tech Language Solutions é uma empresa portuguesa de tradução e serviços tecnológicos certificada pela Norma Internacional da Qualidade ISO 17100; e pela DGERT enquanto entidade formadora.

Com agências em Lisboa e Porto, é reconhecida internacionalmente pelas suas competências tecnológicas em várias áreas - desde a localização e tradução de websites, SEO multilingue, locução, legendagem e interpretação - e especialização na organização de eventos internacionais, aluguer de equipamento AV - audiovisuais e sistemas de VRI - Video Remote Interpreting.

Somos uma empresa que aposta com entusiasmo no desenvolvimento da cooperação em Luanda, Maputo, Bissau, Praia, São Tomé, Dili e qualquer ponto do mundo onde a sua organização ou instituição necessite de um parceiro especializado em mais de 125 pares linguísticos.

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