Como organizar um evento multilingue?

Ao organizar um evento que necessite de tradução simultânea a ideia de recrutar intérpretes de conferência poderá ser assustadora se não estiver familiarizado com as profissões linguísticas, por isso na hora de definir quais os requisitos necessários, é indispensável contratar uma empresa de tradução competente, mas também compreender, por exemplo, os pares linguísticos, as técnicas de interpretação, entre outros critérios. 

É nesta fase que os intérpretes consultores surgem como a solução perfeita para ajudá-lo a evitar as dificuldades que poderão surgir ao contratar intérpretes profissionais. É que na prática, o intérprete consultor coloca ao seu dispor a experiência que possui como intérprete de conferência e organizador, visto que conhece os intérpretes, como trabalham, quais as suas línguas e onde encontrá-los.

Como planear o seu evento multilingue?

A maioria das conferências internacionais realizam-se em vários idiomas e essa particularidade exige um serviço profissional de comunicação multilingue que permita aos participantes comunicar livremente no seu idioma nativo e no âmbito dos seus contextos culturais. Na prática, é preciso que haja tradução simultânea, o que permitirá aos oradores sentirem-se confortáveis por saberem que todos os participantes conseguem compreendê-los.

Por outras palavras, necessitará de intérpretes de conferência quando organizar um evento com vários idiomas.

Defina os seus requisitos

Quando solicitar serviços de interpretação de conferência, os seus requisitos serão determinados por uma série de critérios, daí que seja realmente importante decidir, desde o início, que línguas serão faladas pelos oradores e que línguas serão compreendidas pela sua audiência. Isto vai ajudá-lo a determinar, desde logo o número de intérpretes necessários.

Claro que há outros aspetos que determinam os seus requisitos, tais como a localização da conferência e, claro, o seu orçamento, o número de participantes (oradores e audiência), a dimensão e o equipamento da sala da conferência... E se estiverem presentes diversas línguas, deverá de utilizar o modo de interpretação mais rápido, o que exigirá equipamento de interpretação simultânea.

Quais são as línguas necessárias para o evento?

Perante o evento que organiza é necessário estipular que idiomas serão falados e quais são os compreendidos pelos participantes, porque o número de intérpretes de conferência de que necessitará dependerá disso e do modo de interpretação.

Vamos dar um exemplo:

Poderá ter no congresso um orador a dirigir-se a uma audiência multilingue, pelo que necessitará da interpretação do idioma do orador para os idiomas da audiência. Mas, se a audiência tiver a possibilidade de colocar questões ao orador, também necessitará da interpretação dos idiomas da audiência para o do orador.

Claro que existem diversas possibilidades diferentes, mas o intérprete consultor poderá ajudá-lo na escolha.

Quantos intérpretes são necessários?

O número de intérpretes para um par linguístico em específico e para cada modo de interpretação também deve ser definido.

Por exemplo:

Vamos supor que o seu evento requer a interpretação de inglês, francês, português e alemão para esses mesmos idiomas. A melhor opção seria a interpretação simultânea, que exige quatro cabines de interpretação com dois intérpretes a trabalhar em cada uma.

Necessitará então de 8 intérpretes com os pares linguísticos adequados.

A planificação e os intérpretes

A planificação horária da conferência poderá afetar o número de intérpretes necessários. Os intérpretes necessitam de descansar pontualmente, de forma a oferecem uma interpretação consistente e de qualidade.

Não devem trabalhar mais do que 7 horas por dia, em sessões que devem estar separadas por uma pausa de pelo menos 90 minutos.

É possível realizar sessões mais extensas, desde que a capacidade da equipa seja reforçada. As sessões de debate devem ser cuidadosamente planeadas desde o início, para que se possam recrutar mais equipas de intérpretes, caso seja necessário.

Planeamento racional

O intérprete consultor poderá ajudá-lo a contratar intérpretes para o tempo em que são verdadeiramente necessários, moderando assim as despesas.

Esta questão coloca-se porque em algumas conferências há dias nos quais não ocorrem sessões e muitas conferências têm início ao final da tarde, com um jantar e discurso de boas-vindas, mas sem uma sessão propriamente dita.

Ordem dos trabalhos

A composição da sua equipa de interpretação depende, em grande medida, da configuração do evento, pelo que é preferível discutir isso, detalhadamente, com o seu intérprete consultor.

Ou seja, partilhe com o seu intérprete consultor a ordem dos trabalhos e a planificação horária provisória da conferência. Isto permitir-lhe-á verificar se existem sessões paralelas durante a conferência, por exemplo.

A ordem dos trabalhos também indica a duração prevista das sessões, o que é importante para determinar o volume de trabalho dos intérpretes e para que se possam recrutar mais equipas de intérpretes, caso seja necessário.

Disponibilidade linguística

A necessidade de idiomas específicos determina, em certa medida, a disponibilidade dos intérpretes. Isto implica dois grandes fatores - sazonais e geográficos.

Por exemplo:

Em certas alturas do ano, a procura de intérpretes é maior e saber isso de antemão poderá ajudar, por exemplo, a remarcar a sua conferência se os intérpretes locais estiverem ocupados.

Na Europa, são poucos os intérpretes que trabalham com línguas asiáticas, como o japonês, coreano ou tailandês. Na Ásia, são poucos os intérpretes que trabalham com o francês, português, russo, árabe ou alemão.

Deslocações e alojamento

Se a sua conferência decorrer numa cidade que acolhe conferências regularmente, como, por exemplo, Bruxelas, Genebra, Paris, Lisboa, Porto ou outras, é provável que consiga encontrar todos os intérpretes nessa cidade. Apenas terá de pagar os seus honorários pelos dias em que trabalham.

No entanto, se a conferência tiver lugar numa cidade onde existam poucos ou nenhuns intérpretes, terá de contar com o pagamento dos dias de viagem, tarifas aéreas, alojamento e ajudas de custo diárias.

Um exemplo prático:

Se está a organizar uma conferência com inglês, francês, português e chinês em Hong Kong ou Singapura, pode antecipar a necessidade de importar todos os intérpretes, com exceção dos de chinês. Por outro lado, se a mesma conferência decorrer em Lisboa, Porto ou Paris, provavelmente encontrará todos os intérpretes lá, com a exceção dos de chinês.

Quando os intérpretes trabalham num local fora da sua área de residência (endereço profissional), devem ser ressarcidos das despesas de deslocação de e para o local do evento, de alojamento, de refeições, vistos e transferes. Estes valores são todos contabilizados no orçamento do intérprete consultor.

QUEM SOMOS

AP | Portugal Tech Language Solutions é uma empresa portuguesa de tradução certificada pela Norma Internacional da Qualidade ISO 17100, representante oficial da tecnologia Wordbee, com uma agência de tradução em Lisboa e outra agência de tradução no Porto. Reconhecida internacionalmente pelas suas competências tecnológicas de localização e tradução de websites, SEO multilingue, locução, legendagem e interpretação, aposta com entusiasmo no desenvolvimento da cooperação em Luanda, Maputo, Bissau, Praia, São Tomé , Dili e qualquer ponto do mundo onde a sua organização ou instituição necessite de um parceiro especializado em mais de 125 pares linguísticos.