The next big thing? Levar a que um evento desde sempre confinado a um local possa finalmente chegar a todos os cantos do mundo. Como? Através da opção por eventos amplificados

Será que está na hora do seu evento sair das habituais quatro paredes de uma sala de reunião, auditório ou sede da sua organização? Na nossa opinião a resposta é clara: chegou o momento de conhecer o mar de vantagens do que definimos como eventos amplificados.

O conceito de evento amplificado é simples e a sua aplicação, acompanhada de correto aconselhamento especializado, permitirá que um evento desde sempre confinado a um local possa finalmente chegar a todos os cantos do mundo. Como, pergunta?

Através de uma gestão correta de novas tecnologias, tecnologias essas que permitirão aumentar o alcance do evento.

O ponto de partida é um: o seu evento

A tecnologia é o primeiro veículo que permitirá chegar mais longe. O evento tradicional torna-se num evento amplificado através de tecnologias de streaming, como são os casos mais óbvios o Facebook e Twitter Live ou diretos no YouTube; mas também graças a opções como o vídeo on demand, a publicação de artigos em blog, redes sociais e profissionais e ainda no formato podcast.

É tempo de deixar de admirar apenas a árvore, é o momento de entender que a mesma árvore pode ser admirada em várias florestas.

O que é igualmente importante quando falamos de eventos amplificados, é perceber que com o mesmo investimento, ou praticamente o mesmo, a sua reunião ou conferência pode facilmente derrubar as quatro paredes a que estava limitado e alcançar um público mais vasto e igualmente especializado.

Utilizando uma expressão que nos é muito querida, a opção por um evento amplificado permite, de forma exponencial, alcançar um público muito mais alargado.

Eventos tradicional, híbrido e online

Há conceitos com os quais devemos estar familiarizados antes de mergulhar de cabeça no mar de vantagens dos eventos amplificados. Referimos-nos a três géneros de eventos:

• Evento tradicional
• Evento híbrido
• Evento online

Evento tradicional

Trata-se da reunião, congresso e conferência realizada em sala e que envolve oradores, público e organizadores. Pode, em muitos casos, exigir a contratação de equipamento e técnicos de audiovisual, hospedeiras e até mesmo uma empresa de catering capaz de, por exemplo, proporcionar o coffee break.

Evento híbrido

A opção por um evento híbrido permite-nos conjugar um evento tradicional realizado numa sala ou auditório numa reunião ou conferência online. A principal vantagem é que através de um evento híbrido abre a porta para poder capitalizar o seu investimento, amplificando a sua mensagem através da transmissão do evento nas suas redes sociais. Usando o canal de Youtube e Facebook ou Twitter LIVE, por exemplo.

Evento online

A expressão banalizou-se - no bom sentido - e espalhou-se pelo mundo à velocidade garantida pela internet: webinar. Já deve ter ouvido falar ou lido sobre estes eventos online que dispensam o recurso ao aluguer de salas e auditórios, podendo ser transmitidos e chegar a qualquer parte do mundo. Basta ter acesso à internet e à tecnologia adequada.

Sair da sala e ir mais longe

A conferência ou reunião que habitualmente tinha lugar numa sala pode tornar-se numa conferência ou reunião online. E essa opção tem uma série de aspetos positivos.

Há vantagens que são facilmente associados a um evento online, como são exemplo a redução da pegada ecológica, reduzindo, desde logo, as deslocações de pessoas; a redução de custos pela ausência de aluguer de salas, contratação de hospedeiras e catering, por exemplo.

Há vantagens e desvantagens em cada uma destas três opções, sendo fácil encontrar qual das soluções serve as suas necessidades. Há, no entanto, uma ideia importante a reter: hoje em dia qualquer evento deve ser, no mínimo, híbrido.

O gestor de eventos amplificados

O conceito de evento amplificado é simples e a sua aplicação, acompanhada de correto aconselhamento especializado, permitirá que um evento desde sempre confinado a um local possa finalmente chegar a todos os cantos do mundo. Lembra-se desta ideia?

Um evento pode ser ideia de uma pessoa ou organização, mas envolve um sem número de tarefas. Será fácil que alguma escape e que esse erro afete, de forma irremediável, a qualidade da reunião, webinar ou conferência.

É neste momento que o papel do gestor de eventos torna-se essencial. E imprescindível. A lista de tarefas, como referido atrás, é vasta.

Concentremo-nos, por isso, numa nova profissão exigida por eventos híbridos e online e que é a única resposta eficaz para que a tecnologia não atrapalhe.

Esta é uma nova profissão: 
gestor de eventos amplificados

Falemos do gestor de eventos amplificados, um profissional cujo papel vai além de gestor tradicional que seleciona a sala e local do congresso, que trata da comunicação da conferência e assegura hospedeiras e técnicos de audiovisual; além de acomodar oradores, organizadores, intérpretes e público no mesmo local e à hora marcada.

O gestor de eventos amplificados é a resposta necessária à crescente presença da tecnologia na realização de reuniões, conferências e congressos.

Este profissional responde aos desafios colocados pelos três géneros de eventos, citados neste artigo, sendo capaz de colocar de pé e no ar um evento que foi idealizado para uma sala, mas que com a tecnologia adequada é agora capaz de alcançar qualquer ponto do globo.

Na prática, o gestor de eventos amplificados é capaz de “recrutar” a tecnologia necessária para transformar o evento tradicional num bem sucedido evento híbrido, bem como engendrar de início ao fim um evento online.

Tudo isto, garantido que oradores, intérpretes e participantes tenham apenas de preocupar-se com o conteúdo e nunca com a tecnologia.

Esta é uma nova realidade e ponto de partida para uma conferência online gratuita realizada pela AP | PORTUGAL Tech Language Solutions dia 25 de junho, das 10 às 11 horas. Pode fazer a inscrição aqui.

Ter o controlo sobre a tecnologia

A opção por um gestor de eventos amplificados permite-lhe, a si, seja orador, organizador ou participante, ter o controlo sobre a tecnologia. Sabendo que a mesma ser-lhe-á disponibilizada “pronta a usar” e evitando que, tantas vezes à última da hora, tenha de encontrar uma tecnologia que responda à urgente necessidade de organizar ou participar num evento online ou híbrido.

Imagine como tudo pode ser mais tranquilo, quando é a tecnologia que vai ter consigo e não o inverso. Imagine, por isso, como a vida pode ser mais tranquila ao optar pela gestão de eventos amplificados, contando com um gestor que terá os necessários conhecimentos de um gestor tradicional, acrescido dos conhecimentos tecnológicos que permitem transformar o evento clássico que decorre numa sala, num evento híbrido ou online capaz de alcançar todo o planeta.

Imagine como tudo pode ser mais simples, se não estiver preocupado com a tecnologia, sabendo que a mesma ser-lhe-á entregue pelo gestor de eventos amplificados, um profissional que tratará de tudo no pré-evento, durante o evento e no pós-evento. Tudo, desde a apresentação da… melhor tecnologia.

Conselhos de etiqueta e protocolo

Quando falamos de eventos amplificados é importante destacar que com o mesmo investimento, ou praticamente o mesmo, a sua reunião ou conferência pode facilmente derrubar as quatro paredes a que estava limitado e alcançar um público mais vasto e igualmente especializado. O que muda? A tecnologia. O que fica como estava? As boas regras de etiqueta e protocolo, por exemplo.

Etiqueta e protocolo a ter em conta

Seja uma reunião, conferência online ou webinar. Há boas práticas de protocolo para reuniões e conferências online e mesmo não estando aqui a falar de uma gigantesca enciclopédia de regras e princípios, há um conjunto de regras de etiqueta e protocolo capaz de o ajudar a realizar uma reunião ou conferência eficaz. Afinal, esse é o objetivo.

Há princípios que se aplicam, da mesma forma, a eventos presenciais e eventos online. Uma dessas regras é a importância de conhecer quem o vai ouvir e ver.

Prepare-se de forma a manter o interesse, construindo um conteúdo bem fundamentado e interessante.

Anote também estes conselhos que resultam da vasta experiência da AP | PORTUGAL Tech Language Solutions na organização de eventos e aproveite as ferramentas que contribuem para promover o envolvimento dos participantes:

• Partilha de ecrã;
• Sondagens;
• Perguntas e respostas;
• Chat;
• Sessões de vídeo…

E ainda:

• Ofereça ao público algo em que pensar, utilize palavras envolventes como "nós", "nós [e os nomes dos membros da audiência]".
• Comece frases com "Imagine..." ou "E se...", levando a audiência a pensar, tornando-se mais ativa e menos passiva.

E, já agora, faça pausas.

Reunião e conferência online: diferenças

Assumido o passo em direção aos eventos híbridos ou online é importante entender que existem diferenças significativas entre reunião e conferência online.

Apesar de unidas por algumas características e funções, há diferenças e um olhar mais atento é capaz de desvendar as mais significativas.

• Sabia que no modo de reunião online todos os participantes conseguem partilhar o ecrã, ligar o vídeo, o áudio e saber ainda quem participa na reunião?
• Sabia que, por outro lado, no modo de conferência online ou webinar apenas o anfitrião ou os palestrantes podem partilhar os seus vídeos, ficheiros áudio e ecrãs?

Para as conferências e webinars há também ferramentas à disposição do anfitrião ou palestrante que possibilitam a interação com os participantes através de Q&A, chats e sondagens.

Uma possibilidade que exige a assessoria de um gestor de eventos amplificados para que a preocupação do organizador ou palestrante seja apenas com o conteúdo e nunca com a tecnologia.

A opção pela interpretação à distância

Um importante ponto prévio antes de debruçar-nos mais em pormenor sobre interpretação à distância, também conhecida por VRI - Video Remote Interpreting ou RSI - Remote Simultaneous Interpreting. Os serviços de interpretação à distância não são exclusivamente usados por empresas em reuniões internacionais ou congressos. Ela permite também apoiar profissionais na área da saúde, em hospitais e centros de saúde, assim como forças de segurança pública ou tribunais.

Sobre a interpretação à distância ou VRI, de referir, desde já, que é muito simples de usar a interpretação simultânea que permitirá a comunicação com os seus colegas e clientes em vários idiomas.

VRI: pormenores técnicos

Com esta opção tecnológica, essencial em eventos híbridos e online, os participantes da reunião têm a possibilidade de selecionar a língua preferida para ouvir e participar no evento, visto que o áudio será traduzido simultaneamente para o idioma da sua preferência por intérpretes profissionais ao vivo e em direto.

Note-se que os participantes ouvem a tradução a 80% do volume e o orador original a 20% para que, dessa forma, não percam o tom e a entoação deste último, o que facilitará a compreensão mais completa da mensagem.

Em termos mais técnicos, com o recurso à solução SaaS de vídeo avançada, a interpretação à distância permite sessões de voz, voz-videoconferência e colaboração em grupo entre representantes de clientes, intérpretes qualificados e pessoas (clientes-intervenientes) que não falam a mesma língua.

A título de exemplo, as soluções VRI da AP | PORTUGAL Tech Language Solutions não implicam a instalação de qualquer tipo de hardware e as ligações podem ser feitas virtualmente em qualquer lugar e com qualquer dispositivo com ligação à internet, designadamente PC e portáteis, tablets e smartphones.

VRI e a redução da pegada ecológica

A tecnologia não abriu só uma porta no universo dos eventos. Podemos dizer que abriu todas as portas para uma exponencial exposição do seu evento tradicional.

A sala deixa de ser a única janela aberta para o mundo com a simples opção por um evento híbrido, por exemplo.

Recordemos que o decisivo papel do gestor de eventos amplificados libertará oradores, público e organizadores das preocupações com a tecnologia. Caberá ao gestor assegurar a presença de técnicos de audiovisual, se a opção foi de transmitir o evento em direto nas redes sociais, tornando um evento tradicional num evento híbrido, amplificando a audiência.

Lembra-se destas vantagens?

Pois bem, servem os parágrafos anteriores para falar de um aspecto importante que advém da opção pelos eventos amplificados.

Ao ser tomada a decisão digital - de forma híbrida ou 100% online - estará a dar um importante contributo para a redução da pegada ecológica.

Menos oradores, menos participantes necessitarão de usar transportes - especialmente carro e avião - para chegar ao evento, sendo estes os casos mais óbvios para exemplificar a vantagem ecológica de um evento híbrido ou online.

Mas podemos ainda juntar outros factos, como a poupança de energia pelo facto de não ser necessária uma sala de congressos e a redução de plástico pelo facto de não existir catering...

Reuniões e conferências online

Sobre as reuniões online acrescentar ainda que se tratam de excelentes oportunidades para a realização de sessões interativas onde se espera a participação ativa do grupo.

Já os webinars são como uma sala de conferências ou um auditório, ideais, por isso, para grandes audiências e eventos abertos ao público. E ainda que apenas o anfitrião ou palestrantes possam partilhar os seus vídeos, ficheiros áudio e ecrãs, saiba que é possível permitir que um participante se pronuncie através do microfone do computador ou promover, de forma rápida e simples, um participante a palestrante para que possa interagir. O participante pode ainda levantar a mão, participar nas perguntas e respostas e sondagens para uma interação rápida.

Networking e patrocinadores

É uma dúvida natural: e o networking? Anos e anos de prática de networking em congressos, reuniões e conferências correm o risco de desaparecer, dirão os menos otimistas.

A realidade é outra. A transformação digital dos eventos cria apenas novas formas de praticar o networking, ora trocando endereços de redes sociais, ora marcando encontros em plataformas de videoconferências.

Dinamismo é a palavra-chave quando o assunto é o novo networking.

Muitos de nós concordarão que não haverá nada melhor do que o networking em eventos presenciais - regressando a casa com mais cartões de visita -, mas a essa boa ideia acrescentamos soluções online para utilizar em reuniões, conferências e webinars.

Tempo de apontar alguns bons conselhos:

• Passe a incluir botões de ligação para as redes sociais no e-mail de confirmação. Esse mesmo, o e-mail enviado para confirmar a participação no evento pode ter algo mais do que os dados como hora, local, link. Que tal incluir as redes sociais do sua empresa ou organização?
• Num recente webinar, Neil Patel chamou-nos a atenção para algo importante: e se além do evento também houvesse lugar para a promoção dos oradores?
• Como? Promovendo as redes sociais dos oradores, seja no Twitter, Facebook ou LinkedIn, por exemplo. Os participantes gostarão de conhecer um pouco melhor quem vão ouvir e as redes sociais podem ainda ser usadas para o orador lançar interesse no seu evento ou abrir questões que terão resposta na conferência ou webinar.
• Outra boa ideia é a criação de um hashtag do evento. Crie um hashtag específico para o seu evento, uma solução capaz de unir os participantes, além de facilitar o “follow up” e ainda fomentar a participação através de perguntas e respostas.

Há estas soluções e mais haverão, o importante é que o seu evento seja dinâmico e fomentador da troca de opiniões. Afinal, esse sempre foi o objetivo do networking, certo?

Outra dúvida: e os patrocinadores? Na área dos patrocinadores de um evento só podemos falar de boas notícias: a transformação de um evento tradicional em híbrido ou online significa aumentar exponencialmente o alcance. De largas centenas pode passar, instantaneamente, para milhares. Ou mais.

• Numa fase inicial de comunicação e divulgação do seu evento, coloque os logotipos das empresas, marcas ou entidades patrocinadoras.
• Durante o evento pode convidar o seu patrocinador enquanto orador.
• No pós evento, pode incluir em todas as comunicações os logotipos dos seus patrocinadores, inclusive nos e-mails de agradecimento que serão enviados a todos os participantes.

E lembre-se, os eventos online não são necessariamente gratuitos. Pode, através de ferramentas conhecidas e simples como o Paypal ou MB Way, cobrar o valor de uma inscrição.

O calendário perfeito de um evento

Organizar um evento amplificado, seja qual a dimensão, requer um sem número de tarefas. São de facto muitas, variadas e vão muito além do momento em que o organizador, por exemplo, dá as boas-vindas a oradores e público.
As regras de ouro de uma calendarização perfeita que aqui partilhamos é uma preciosa ajuda, mas como perceberá é também uma excelente demonstração da importância de recorrer a um gestor de eventos tradicionais.

Posto isto, recorde:

Tudo pode ser mais simples, se não estiver preocupado com a tecnologia, sabendo que a mesma ser-lhe-á entregue pelo gestor de eventos amplificados, um profissional que tratará de tudo no pré-evento, durante o evento e no pós-evento. Tudo, desde a apresentação da… melhor tecnologia.

Quem somos

AP PORTUGAL - Tech Language Solutions é uma empresa portuguesa de tradução e serviços tecnológicos certificada pela Norma Internacional da Qualidade ISO 17100; e pela DGERT enquanto entidade formadora.

Com agências em Lisboa e Porto, é reconhecida internacionalmente pelas suas competências tecnológicas em várias áreas - desde a localização e tradução de websites, SEO multilingue, locução, legendagem e interpretação - e especialização na organização de eventos internacionais, aluguer de equipamento AV - audiovisuais e sistemas de VRI - Video Remote Interpreting.

Somos uma empresa que aposta com entusiasmo no desenvolvimento da cooperação em Luanda, Maputo, Bissau, Praia, São Tomé, Dili e qualquer ponto do mundo onde a sua organização ou instituição necessite de um parceiro especializado em mais de 125 pares linguísticos.

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