Comunicação empresarial: definição e desafios em 2020

A expressão foi-se normalizando e tornando-se numa presença habitual nas discussões sobre gestão. Mas de que falamos, afinal, quando o assunto é comunicação empresarial?

Antes de mais, vamos a uma curta definição: a comunicação empresarial é o processo de partilha de informação entre pessoas dentro e fora de uma empresa.

Ou seja - alargando a definição - é a forma como colaboradores e a topo da gestão interagem para alcançar os objetivos da organização, tendo por objetivo último a melhoria das práticas organizacionais e a redução dos erros.

A definição ajuda a entender a sua importância e as consequências nefastas da comunicação empresarial num estado deficitário.

Há números que dizem muito do que ainda hoje sucede no universo das empresas. Atentemos nos dados de um estudo levado a cabo e publicado pela Project.co [em inglês]. 

• 89% das pessoas inquiridas refere que a comunicação empresarial é extremamente importante; 
• 17% das pessoas que participaram no inquérito consideram que a mesma comunicação na sua organização é excelente;
• 8 em 10 pessoas refere que a sua comunicação empresarial é aceitável ou deficitária.

Traçado o quadro podemos, desde já, concluir: há muito a fazer em tudo que cabe na definição de comunicação empresarial.

Desafios da comunicação empresarial

O mundo das empresas e organizações está mudar? A resposta afirmativa traz consigo desafios, especialmente ao nível da comunicação empresarial.

Há culpados? Sim e o primeiro de todos é o exponencial aumento do trabalho remoto. Há conclusões que apontam para o crescimento de 91 por cento dessa variante na última década, o que se traduz num afastamento do que sempre vimos como o nosso típico local de trabalho. E isso significa obstáculos, alguns mais difíceis de ultrapassar do que outros.

Um desses obstáculos é, precisamente, a comunicação. Apesar do enorme esforço colocado na melhoria dos canais de comunicação - uma realidade exigida pelo trabalho remoto -, há conclusões que apontam para a necessidade de mudar e melhorar. 

Como ponto de partida, recorremos a mais um estudo, este levado a efeito pela Buffer's State of Remote Work [2018/em inglês]:

21% dos trabalhadores remotos apontam a colaboração/comunicação como a maior dificuldade.

É uma percentagem assinalável, mas que não é uma dificuldade exclusiva do trabalho à distância, havendo igualmente problemas que se verificam no típico local de trabalho. O conceito do open space - termo utilizado no design arquitetónico de interiores que faz uso de espaços grandes e abertos e reduz o uso de salas pequenas e fechadas - por exemplo, é uma boa ideia com dificuldades de implementação da prática. Quer um número?

1. A pesquisa anterior refere que os trabalhadores em escritórios open space utilizam 73% menos tempo em interações cara a cara;
2. O e-mail e as mensagens instantâneas aumentam em mais de 67%.

Podemos, sem arriscar muito, concluir que por culpa do trabalho à distância ou por falha do conceito open space, as pessoas parecem estar cada vez menos propensas a falar cara a cara com os companheiros de trabalho.

Como comunicar? Quatro números

Perante todos estes números e conclusões, resta uma pergunta: de que forma comunicam, então?

Recorrendo, uma vez mais, à pesquisa efetuada pelo project.co [em inglês], podemos concluir: 

• 39% dos trabalhadores inquiridos respondem que utilizam o e-email;
• 28% refere ferramentas online;
• 23% aponta o relacionamento cara a cara;
• 2% diz usar o telefone

Podemos, então, concluir que falta comunicar? No que respeita à comunicação empresarial cara a cara, as pesquisas apontam para uma perda de influência. A resposta pode estar nas reuniões? Sim e não.

Um estudo revelado pela The Muse, aponta para os perigos que surgem com as reuniões:

• 15% de todo o tempo da empresa é gasto em reuniões;
•  67% dos gestores consideram as reuniões como fracassos.

A estes dois números, o estudo do Project.co acrescenta que 61% das pessoas consideram as reuniões uma perda de tempo.

Má comunicação empresarial afeta tudo

Partindo da conclusão de que os obstáculos à comunicação empresarial afetam, igualmente, o relacionamento da organização com o exterior - especialmente com os clientes -, há duas formas de ver os desafios colocados por um mundo empresarial em constante mudança que necessita de gestores informados e proativos.

Assim, se por um lado há estudos que apontam para as ferramentas online como meios de melhorar a comunicação e gestão de projetos; num outro prisma podemos concluir que os mesmos problemas não se resolverão sem uma liderança forte e capaz de identificar a necessidade de mudar, de utilizar as melhores ferramentas e de impulsionar a mudança em toda a organização. 

Esta é uma conclusão que encaixa perfeitamente nas organizações que abraçaram a transformação digital como uma missão.

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