Eventos amplificados: as 25 tecnologias unidas pela comunicação humana

O segundo ato do ciclo de conferências da AP | PORTUGAL levou ao palco 25 tecnologias unidas por um fator decisivo: o relacionamento humano.

Depois da abordagem à gestão de eventos amplificados, com destaque para o papel de um novo profissional - o gestor de eventos amplificados -, foram enunciadas e explicadas 25 tecnologias, todas elas inseridas em cinco pilares imprescindíveis para a correta gestão dos eventos.

Aconteceu a 25 de setembro durante mais uma conferência da AP | PORTUGAL Tech Language Solutions. Um evento digital muito participado e que decorreu em volta de cinco grandes pilares:

• interpretação;
• videoconferências amplificadas;
• dinâmicas de grupo, icebreakers e networking;
• gamificação;
• realidade aumentada e realidade virtual;

Para abordar os cinco pilares, revelando 25 tecnologias e sublinhando o decisivo papel da relação humana, a conferência beneficiou da presença e participação de cinco oradores:

• Mário Júnior
• António Cruz
• Ana Neto
• Anabela Delgado
• Márcia Cruz

Sendo correto afirmar que esta segunda conferência da AP | PORTUGAL Tech Language Solutions assentou em cinco pilares, é imperioso reforçar que foi bem além. Além dos pilares e das tecnologias, destacou a decisiva importância da relação humana. 

No decorrer da hora que durou a conferência 25 Tecnologias - Eventos Amplificados, uma ideia ficou clara. Qual? A de que assistir a uma conferência, seminário, workshop, formação, reunião de trabalho, enfim, a uma interminável lista de oportunidades sem sair de casa e a partir de qualquer lugar do mundo, é uma gigantesca vantagem.

Recorde a conferência da AP | PORTUGAL Tech Language Solutions intitulada 25 Tecnologias -Eventos Amplificados. 

No fundo, e como veremos daqui em diante, concluiu-se que estas mudança traduziram-se em vários desafios que obrigam a refletir sobre o modo mais eficiente de utilizar o mundo digital, virtual e remoto a favor do ser humano.

E o primeiro desafio é, sem dúvida, o que fazer para manter e promover a relação humana que se consegue com o “face to face”, conforme destacou por diversas vezes Márcia Cruz, diretora pedagógica do Tech Training Center da AP | Portugal e única estreante entre os oradores.

>> Fortalecer as relações humanas

“Já todos percebemos que cada vez mais o mundo digital, virtual e remoto ganha espaço face ao mundo analógico, físico e presencial. E todos nós já sentimos as vantagens desta mudança.

Seja conferência, seminário, workshop, formação ou reunião de trabalho, a liberdade de poder assistir a tudo isto sem sem sair da minha confortável cadeira, e a partir de qualquer lugar do mundo ou do país - logo como menos custos financeiros e físicos -, constitui, de facto, uma enorme vantagem. E abre uma interminável lista de oportunidades.

Estas mudanças trazem desafios que nos obrigam a refletir sobre o modo mais eficiente e eficaz de utilizar o mundo digital, virtual e remoto a favor do ser humano

Mas, como tantas vezes sucede, não há bela sem senão. Estas mudanças trazem desafios que nos obrigam a refletir sobre o modo mais eficiente e eficaz de utilizar o mundo digital, virtual e remoto a favor do ser humano. E o primeiro desafio é, sem dúvida, o que poderemos fazer para manter e promover a relação que se conseguia com o ‘face to face’?

Ninguém duvida que a relação é estruturante nos encontros entre pessoas e entre grupos. Ou seja, como podemos potenciar o nosso evento, tornando-o significativo para as pessoas e para os organizadores?

Se os icebreakers, as dinâmicas de grupo e o networking promoviam este objetivo, nos encontros face to face, de que forma poderão, as tecnologias, contribuir para que o mesmo se mantenha nesta realidade digital?” - Márcia Cruz

>> Relações positivas e bidirecionais

“Sim, é possível promover relações durante um evento remoto, garantindo relações positivas e bidirecionais. Mas teremos que atender a algumas recomendações. E a primeira recomendação é: tenha bem claro qual/quais o/os objetivos do evento que pretende dinamizar.

• Pretende difundir conhecimento?
• Promover networking?
• Partilhar ideias, soluções ou resultados?
• Envolver um conjunto de pessoas num trabalho a desenvolver?

Se o seu objetivo é difundir conhecimento, se o seu pressuposto é que o escutem, lembre-se que a escolha da tecnologia deve elevar a capacidade humana de se manter atenta o maior tempo possível. Para isso tem que estabelecer uma relação.

Tenha presente que perante uma grande audiência, a tecnologia a escolher deve evitar a visualização, no ecrã, de todos os participantes, visto que o cérebro humano obriga-nos a procurar incessantemente por sinais de comportamento não verbal nos outros e no ambiente que nos rodeia.

Esse facto, protetor da espécie e facilitador do ajuste do comportamento às circunstâncias, num contexto de conferência com um ou mais oradores - se ainda estiver a visualizar todos os participantes -, levará à exaustão do participante e ao dispersar da sua atenção.

Para grandes audiências, use plataformas nas quais só aparecem os oradores e o suporte visual da informação que quer partilhar;

Garanta, também, que os oradores têm auscultadores adequados. Estes inibirão a interferência de ruídos ambientais que perturbarão a receção da mensagem;

Solicite aos oradores que se posicionem de modo a que seja visível, pelo menos metade do corpo. Para quem escuta, a linguagem não-verbal é muito importante para a manutenção da atenção e compreensão da mensagem. O ser capaz de complementar a mensagem verbal com outros sinais (gestos, expressões faciais, olhares) fomenta a relação entre o ouvinte e orador. Mãos visíveis e qualidade de imagem, são igualmente importantes.

As comunicações serão feitas na língua nativa dos ouvintes? Não? Se não for o caso, garanta que todos possam ter acesso a interpretação, deixando à escolha do ouvinte essa opção. Garanta que todos percebem o que está a ser dito e que se fazem entender.” - Márcia Cruz

>> A interpretação

"As tecnologias têm desempenhado um papel importantíssimo no contexto multilingue em reuniões remotas e conferências híbridas. Tivemos oportunidade de desenvolver este tema e de falar nas tecnologias disponíveis aquando da anterior conferência de Gestão de Eventos Amplificados. Refiro-me ao VRI – Video Remote Interpreting e ao RSI – Remote Simultaneous Interpretation.

A importância da relação humana e o papel que a interpretação desempenha nessa relação mesmo que seja à distância é fundamental, porque promove a inclusão e a igualdade de oportunidades. Quando alguém se expressa na sua própria língua tem toda a sua paleta de vocabulário disponível, organiza melhor as suas ideias e é no mínimo justo que todos tenham oportunidade de se expressar na sua língua materna.

Há no entanto alguns cuidados a ter para que a interpretação seja a mais clara possível. Quando um orador se expressa na sua própria língua há uma tendência natural para falar depressa, sobretudo se há algum nervosismo na equação. Por isso quando se está a ser interpretado, em contexto multilingue é fundamental falar pausadamente, ter um raciocínio lógico e objetivo, terminar as frases e fazer pausas depois de cada mensagem para permitir aos intérpretes acompanhar e passar a sua mensagem da melhor forma possível. Permitindo assim que a audiência acompanhe também o seu discurso.

A VRI - interpretação remota por vídeo, desempenha também um papel fundamental na inclusão de todos os públicos e falo da língua gestual. As tecnologias, como o Zoom por exemplo, permitem precisamente isso, permitindo ter no ecrã um intérprete de Língua Gestual Portuguesa a passar a nossa mensagem para um público não ouvinte.” - Anabela Delgado

>> A escolha das plataformas de conferência

“A escolha da plataforma é essencial. Existem imensas soluções disponíveis, o que dificulta a decisão. Podemos referir mais do que uma mão cheia: Airmeet, Bluejeans, GoogleMeet, GoToMeeting, JioMeet, MicrosoftTeams, Webex, Zoom e mais haveria para enunciar.

Como é notório, a escolha complica-se perante tamanha oferta.

Mas, acreditando que a seleção pode variar conforme os objetivos, considero que os fatores que devem presidir à escolha são aqueles que beneficiam a experiência dos utilizadores, sejam participantes, oradores ou organizadores.

Sobre os  dois últimos fatores é importante reforçar algumas ideias. 

Se, por um lado, o preço e o modelo de adesão são muito idênticos nas diversas plataformas, com exceção de algumas soluções com planos básicos gratuitos, o que retira peso a este fator, por outro, a necessidade de interpretação, presente em todas as conferências internacionais e/ou inclusivas, remete-nos para uma opção, o Zoom.

Já do ponto de vista das facilidades integradas, a Airmeet também se diferencia por disponibilizar a gestão de pagamentos (bilhetes). Portanto, também, neste caso, quando esta facilidade for crucial a escolha encontra-se facilitada.

Em suma, no momento de escolher a plataforma, devemos ter presentes o tipo de conferência e o seu público-alvo, não descurando a simplicidade e naturalidade da experiência dos diversos utilizadores, as facilidades adequadas ao tipo de evento e a segurança.” - António Cruz

>> Divulgação e monetização dos eventos

“Neste ponto é importante definirmos qual o nosso objetivo para o evento e só depois passar à escolha das soluções. Quando falamos de monetização de um evento digital, este terá maior probabilidade de adesão a um preço justo se apresentar algo de exclusivo, diferente e apelativo.

Os organizadores já devem ter notado que hoje em dia nos eventos digitais é difícil de conseguir que sejam adquiridas entradas. Para se conseguir que a audiência adquira uma entrada, o evento deverá ser algo exclusivo, diferente e bastante apelativo.

Assim, se oferecer um painel com um notável keynote speaker, um especialista no assunto, muito possivelmente a sua audiência não irá hesitar em adquirir o bilhete pelo valor que é pedido. Mas, se não existir algo diferente para comunicar, dificilmente a audiência aceitará esse molde de participação” - Ana Neto

>> Divulgação e monetização direta ou indireta

“Na monetização direta falamos de bilhética, a venda simples de bilhetes do evento que pode ser realizada no site do próprio evento ou através de uma das muitas plataformas de venda de bilhetes.

No universo B2B o Eventbrite pode ser uma das soluções para gerir o seu evento. Lá, o organizador consegue criar o evento, gerir as inscrições, processar pagamentos. Existem várias opções para este fim.

A monetização direta pode ser feita com três níveis de preços de bilhetes, cabendo à organização definir essa estratégia:

>> Uma opção de acesso total ao evento a um valor standard;

>> Outra opção, o acesso tailor made a um valor mais reduzido, no qual o participante escolhe duas ou três palestras, de um leque mais alargado, a que pretende assistir;

>> Uma terceira opção de acesso gratuito, no qual o organizador define quais as palestras que se inserem neste pack. E aqui o facto de ter uma componente de acesso gratuito, vai contribuir para um maior alcance do evento, logo uma maior visibilidade do mesmo e dos patrocinadores desse mesmo evento.

A monetização indireta consiste em reutilizar e reciclar os recursos do evento, divulgando o produto ou o serviço através da amplificação e capitalizando assim o investimento ao garantir algum retorno desse mesmo investimento. Os recursos que são obtidos com o evento podem ser difundidos por diversos canais quase infinitamente.

Como, pergunta? Podem ser transformados em video-on-demand e depois partilhados a troco de dados/leads ou disponibilizados a um custo reduzido; ou podem ser transformados em artigos para blogues, por exemplo.

Ao disporem de recursos que podem ser difundidos quase infinitamente, os organizadores de eventos estarão a assegurar uma maior visibilidade aos patrocinadores do evento e a garantir, através da monetização indireta, uma maior rentabilidade que o evento proporciona aos patrocinadores.

Quando o organizador transforma o seu evento num evento híbrido a visibilidade que está a dar ao seu patrocinador perdura ao longo do tempo, é quase infinita.

Para finalizar, refira-se também que podem ser alcançados acordos com os patrocinadores em três escalões: um acordo de patrocínio para o evento apenas presencial; um segundo acordo de patrocínio para o evento no formato híbrido (presencial + digital); e um terceiro acordo de patrocínio só para o formato digital.” - Ana Neto

>> Mais longe e mais pessoas

“Qualquer evento hoje em dia deve ser híbrido, é um facto. Só este formato permite obter um evento amplificado. Com um evento apenas presencial não estaremos a optimizar o investimento, porque não será amplificado e não irá perdurar no tempo. Com o mesmo investimento que se faz num evento presencial, conseguimos alcançar mais público com a passagem a híbrido. Ou seja, há um aumento exponencial da nossa audiência.

Aproveito para recordar que a amplificação de eventos consiste em capitalizar o investimento feito num evento presencial, transformando-o num evento híbrido através da utilização de tecnologias, como o streaming, e a difusão dessa mensagem para grandes públicos e grandes audiências através das redes sociais.

Ao reciclarmos e reutilizarmos esses conteúdos e ao transformá-los em micro conteúdos, estamos também a disponibilizar ao departamento de marketing e comunicação das organizações uma série de conteúdos que podem utilizar no futuro.

Com um pequeno investimento conseguimos dinamizar uma conferência digital e levar o evento a todos os cantos do mundo.

Com um pequeno investimento conseguimos dinamizar uma conferência digital e levar o evento a todos os cantos do mundo. Com o mesmo recurso, podemos transformá-lo num podcast, publicar no YouTube, no Spotify, no Apple Music, enfim, em todas as plataformas. Este é um segmento que está a crescer, sendo uma óptima altura para pensar em podcast.

Uma das nossas sugestões de tecnologia neste campo é o Buzzsprout, para amplificação do evento apenas via podcast.

Posto isto, é ainda possível colocar a conferência num site institucional, oferecendo-a às pessoas que possam ter interesse naquele evento, transformá-la em vários micro conteúdos e dinamizá-los nas redes sociais e profissionais, como o Facebook, o LinkedIn, o Instagram, enfim...

As possibilidades são infinitas e aqui a grande questão é a possibilidade de reutilização e da quantidade de recursos que conseguimos obter a partir de uma única iniciativa.

Para quem preferir uma solução de livestreaming, sugerimos o Restream.io, que é uma solução que permite também criar o evento e escolher as plataformas de divulgação onde queremos amplificar o evento.” - Ana Neto

>> Vantagens do networking numa videoconferência

“A vantagem? Permitir que os participantes se relacionem. É certo que algumas plataformas já incorporam esta funcionalidade, apesar disso, é possível mobilizar outras tecnologias que permitem a partilha de comentários entre os participantes de forma a potenciar a difusão não só do evento, assim como a promoção de uma relação que facilita o conhecimento e a partilha. O Eventmobi, por exemplo, permite criar desafios, no conceito de gamificação, que de uma forma lúdica, com recompensa (emocional ou material) leva os participantes a competirem entre si e, assim, interagirem e a estabelecerem e reterem contactos.

A rede gamificada é incrivelmente eficaz. Quando colaboramos e compartilhamos experiências agradáveis, formamos conexões que são emocionalmente e neurologicamente mais fortes. Assim, desenvolver uma rede de contactos durante um jogo, pode proporcionar algumas das experiências mais gratificantes para os networkers de conferências dos dias de hoje.

Imagine o impacto que terá o seu evento se, logo na inscrição, promover um jogo que permita a interação entre os inscritos.” - Márcia Cruz

>> Evento significativo para as pessoas

“Quando preparamos um evento sobre determinada área de conhecimento ou prática, é essencial conhecer as necessidades dos interessados. E como poderemos fazer isto? Uma estratégia será, por exemplo, envolver as pessoas inscritas em quizzes ou perguntas e respostas rápidas, mas cuidadosamente selecionadas. Dessa forma, ficaremos a conhecê-los melhor - expectativas face ao evento, objetivo da participação, interesses, dúvidas… -, o que permitirá ajustar e conduzir o evento com mais significado para quem participa. A relação inicia-se porque o participante percecionará que o orador dá resposta às suas expectativas.

Outra estratégia é lançar desafios e validar o conhecimento ao longo do evento. Como assim? Lance inquéritos, perguntas e respostas, desafios. Pode usar o Flexiquiz, o Kahoot, o Mentimeter ou o Slido, que são de fácil utilização e permitem interagir com os participantes que vêm os resultados ao vivo e a cores.

Desta forma, poderá ainda obter um conjunto de dados que lhe permitirão avaliar o evento, melhorar a sua performance, desenvolver o seu trabalho. O Zoom, por exemplo, permite-lhe aceder a um relatório final, onde poderá saber quantas pessoas visualizaram, quantas interagiram, os resultados dos inquéritos e outros dados…” - Márcia Cruz

>> Icebreakers e as dinâmicas de grupo

“Os icebreakers promovem a descontração, aquecem o grupo para o trabalho que se segue, ajuda os mais tímidos a participar, envolve e estabelece relação. Podemos encontrar múltiplos quebra-gelo, por isso o importante é saber quais os que se adequam ao grupo, tendo em consideração o tamanho, o conhecimento entre os participantes, o objetivo do encontro, o tempo disponível e, obviamente, a sua exequibilidade remotamente.

Ou seja, é fundamental envolver os participantes no que se propõe. Ora, digitalmente é possível quebrar o gelo, preparar os participantes para o encontro e partilha a fim de estabelecerem uma relação, conhecendo-se melhor” - Márcia Cruz

>> Dinâmicas de grupo e tecnologias

“O objetivo principal do uso de dinâmicas de grupo é melhorar o desempenho dos elementos do grupo e do grupo em si. Ou seja, as dinâmicas de grupo, no contexto que nos interessa aqui, são amplamente utilizadas para ajudar a expor um assunto, promover a discussão, facilitar a interação, partilha e colaboração, encontrar soluções, ajudar na mudança.

As tecnologias permitem criar jogos e, mais uma vez, a gamificação joga a favor. Puzzles, jogos de liderança, de conquista, de interajuda, de soluções criativas, enfim, existe uma multiplicidade de oportunidades para animar o seu grupo, preparando-o para trabalhar em prol dos objetivos que quer atingir. Com as dinâmicas de grupo terá um grupo mais colaborativo, criativo e produtivo." - Márcia Cruz

"O princípio da gamificação, é criar um ambiente onde possamos aprender a brincar. O ser humano gosta de jogos e o jogo melhora a capacidade de memorizar e do nosso sistema de recompensa cognitiva. Somos capazes de ter um melhor desempenho no mundo real depois de jogar ou praticar exercícios que simulam a tarefa que vamos ter que realizar.

A gamificação de eventos apela aos nossos instintos e habilidades naturais: motivação; auto-eficácia; função motora; processamento neural e auto-estima.

Tecnologias? O Eventmobi, é uma das possibilidades, mas também o MeetingPlay. Já o Google Expedition AR é uma ferramenta que usa a realidade virtual e a realidade aumentada para explorar e aprender sobre coisas e lugares. E há ainda o Mindspace.

A sua escolha recairá sobre o que pretende desenvolver no grupo, seja solucionar problemas, envolver os participantes, estimular a criatividade, encontrar a liderança. Se pretender fazer um brainstorming, use o quadro branco do Zoom, ou use o Trello ou o Miro, por exemplo.

Para finalizar, gostaria aqui de alertar para um aspeto essencial ao sucesso de qualquer dinâmica de grupo: o feedback! Reflita sempre, no final de cada dinâmica sobre como correu, o que aconteceu, e oriente para a fase seguinte do trabalho” - Márcia Cruz.

>> Realidade aumentada e realidade virtual

"Realidade aumentada e realidade virtual são duas tecnologias de que todos já ouvimos falar em algum momento e que assumirão um papel ainda mais presente na sociedade com o 5G.
O importante, também neste pilar da conferência 25 Tecnologias - Eventos Amplificados, é que não devemos perder o foco na relação humana.

É certo que, designadamente a realidade virtual, permite-nos criar ambientes atrativos em termos visuais, possibilitando ainda a representação de eventos físicos.

Tal como apresentados há hoje em dia uma série de tecnologias capazes de representar digitalmente feiras e centros de exposição, por exemplo, que permitem ao utilizador entrar de stand em stand, passear pelos corredores observando os vários expositores. Mas, realço, mais uma vez, que seja qual a mensagem que queremos transmitir, devemos salvaguardar a importância de manter a componente humana.
Se nos pequenos eventos, as plataformas de videoconferência permitem comunicar como se estivessemos na mesma sala, as tecnologias de realidade virtual e aumentada exigem especial atenção para que a relação humana não seja afetada.

Neste quinto e último pilar, faz ainda sentido abordar uma solução que pessoalmente considero muito interessante. Falo dos estúdios Chroma Key, uma tecnologia capaz de acrescentar elementos gráficos sem retirar protagonismo a oradores e participantes, mas permitindo acrescentar valor com informação.
Neste sentido, os estúdios Chroma Key são uma ótima resposta. Sendo verdade que a esmagadora maioria deles está localizado nas áreas metropolitanas de Lisboa e Porto, por isso nem sempre acessíveis a todos, existem hoje em dia soluções de estúdios Chroma Key móveis que podem ser alugados. Uma enorme vantagem para quem está localizado fora das principais áreas metropolitanas de Portugal, visto que é o estúdio que vai ter com as organizações a qualquer ponto do país." - Mário Júnior

A ideia deste segundo evento do ciclo de conferências da AP | PORTUGAL Tech Language Solutions era claro: apresentar 25 tecnologias, que aqui reunimos numa só imagem. O resto, como foi salientado, é relação humana.

Quem somos

AP | PORTUGAL - Tech Language Solutions  é uma empresa portuguesa de tecnologias de comunicação, gestão de eventos e de tradução certificada pela pela Norma Internacional da Qualidade ISO 17100; e pela DGERT enquanto entidade formadora.

Com agências em Lisboa e Porto, é reconhecida internacionalmente pelas suas competências tecnológicas em várias áreas - desde a localização e tradução de websites, SEO multilingue, locução, legendagem e interpretação - e especialização na organização de eventos internacionais, aluguer de equipamento AV - audiovisuais e sistemas de VRI - Video Remote Interpreting.

Somos uma empresa que aposta com entusiasmo no desenvolvimento da cooperação em Luanda, Maputo, Bissau, Praia, São Tomé, Dili e qualquer ponto do mundo onde a sua organização ou instituição necessite de um parceiro especializado em mais de 125 pares linguísticos.

Pode ainda seguir-nos nas redes sociais Facebook, Twitter e Instagram.