Videoconferências: a solução no presente com muito futuro

O ano de 2020 realçou a urgência e a necessidade de encontrar e compreender as tecnologias capazes de manterem a comunicação num cenário em que a distância tornou-se no “novo normal”.

Há um sem número de tecnologias que servem de resposta às mais variadas necessidades, destacando-se as que suportam a mais importante das ferramentas, a videoconferência.

O que durante largo período foi a solução para uma simples reunião ocasional, evoluiu para algo que se tornou tão omnipresente como o telefone. Pelo menos para aquelas pessoas que trabalham ou passaram a trabalhar a partir de casa.

É errado pensar que a videoconferência serve apenas para nos vermos uns aos outros, numa espécie de cara a cara digital. O que sucede é mais do que isso, com as tecnologias a permitirem pormenores decisivos como seja a partilha de ecrã, acesso remoto ao desktop uns dos outros, conversas via texto, troca de ficheiros, quadros brancos digitais e, como aprendemos na recente conferência e formação de eventos amplificados, até transmitir conferências para grandes grupos de espectadores passivos e ativos.

De chamada de voz para videoconferência

As corretas tecnologias de videoconferência permitem, no fundo, que as chamadas de voz se transformem em videochamadas e reuniões partilhadas com um simples clique.

É, todavia, redutor pensar-se que todos estes fantásticos meios de comunicação serviram apenas para democratizarem o trabalho em casa. Na realidade, a videoconferência possui outras funções para além de manter ligados os colaboradores agora distribuídos por diferentes locais.

Uma dessas funções, descoberta com intensidade em 2020, é a eficácia com que a videoconferência é capaz de assumir tarefas ao nível do apoio aos clientes, interação com os clientes através de webinars em tempo real ou outros eventos de marketing.

Prova viva desta evolução, o crescimento das videoconferências na comunicação das marcas orientadas para o consumidor. Sobre isso, é de destacar o estudo de mercado da Statista.

Mas, ainda a propósito da importância da videoconferência no trabalho remoto - lugar de destaque que não lhe pode ser retirado - um relatório do FlexJobs referiu recentemente que 3,9 milhões de empregados, nos Estados Unidos, trabalham a partir de casa pelo menos metade do tempo. Isto representa um aumento de 115 por cento em relação a 2005, o que significa, em alguns casos, que a videoconferência representa a única interacção visível que os empregados têm com os seus empregadores.

Redução de custos e tempo ganho

Pandemia à parte, a realidade é que as organizações estão a espalhar-se há já algum tempo. Na prática, as PMEs, especialmente, estão a espalhar-se por diversas localizações geográficas, o que se traduz em desafios, mais ou menos complexos, de comunicação entre empregadores e empregados, mas também entre empregados em trabalho remoto e os que continuam a trabalhar localmente.

Uma das vantagens facilmente associada à videoconferência prende-se com a redução de custos que advém da redução de viagens. E, por isso, também se pode falar de tempo ganho. Ora, tempo é dinheiro.

É certo que não é fácil - pelo menos, ainda não é - imaginar tantas conversas e decisões sem estarmos frente a frente com clientes, parceiros e colaboradores, mas é fácil entender que a videoconferência evita, por exemplo, o risco de passar “metade da sua vida” em filas de aeroporto ou no acesso a uma grande metrópole. Há mais vantagens que são facilmente associados a um evento online, como são exemplo a redução da pegada ecológica, reduzindo, desde logo, as deslocações de pessoas; a redução de custos pela ausência de aluguer de salas, contratação de hospedeiras e o catering, por exemplo.

Ajudar o negócio com videoconferência

Numa videoconferência o orador não é apenas uma voz, torna-se numa presença no ecrã, capaz de ver e interagir com outros participantes, partilhar apresentações e até fechar negócios.

Exato, é possível ajudar o seu negócio com a opção pelas videoconferências. Aliás, é uma solução com provas dadas para todo o funil de vendas e não apenas para a fase da atração.

Num artigo do HubSpot, especialistas mundiais em marketing e inbound, existe uma frase creditada a Bethany Cartwright que explica o papel que pode ser destinado às conferências online. "Os webinars funcionam ao longo de toda a jornada do cliente. Desde os painéis de discussão de ideias a demonstrações semanais ao vivo, os webinars são uma forma dinâmica e eficaz de fazer passar da sensibilização para o negócio fechado”.

• Já há três anos, um estudo no 2017 Big Book of Webinar Stats, revelava que 73% dos profissionais de marketing B2B (business to business) e diretores de vendas olhavam para os webinars como a melhor forma de gerar leads de elevada qualidade.
• No Webinar Benchmarks 2019, da ON24, encontra-se uma outra conclusão interessante: a taxa média de comparência num webinar é de quase 50 por cento. Para ser mais exato: 46%.
• As conferências online ou webinar são ainda métodos indicados para alcançar, de forma mais eficaz, gestores de topo e diretores de empresas, profissionais a quem muitas vezes falta tempo para ler um artigo de blog.
• As conferências não acabam quando os participantes carregam no botão desligar. É possível reciclar e reutilizar o conteúdo com a criação de uma enorme panóplia de soluções, desde e-books, publicações no blog, podcasts, vídeos…

A escolha do software

Há um assinalável número de parâmetros que devem ser levados em linha de conta quando o assunto é o universo das videoconferências.

Comecemos por falar de preços e pacotes, um ponto importante na hora de tomar uma decisão sobre que software escolher. Note-se que muitos dos serviços de videoconferência oferecem testes gratuitos, que devem ser aproveitados para decidir em consciência e levando em conta as necessidades que devem ser preenchidas

Uma vez encontrada a melhor solução baseada no preço, é importante levar em consideração um outro aspeto importante, muito importante: a facilidade de utilização, tanto na perspetiva de orador como na de participante. Se for difícil para si e para os outros, causará atrasos no início das reuniões, por exemplo. Daí que por cada tecnologia testada deve ter em conta “pormenores” como a facilidade de inscrição, a criação de uma reunião, o convite de participantes…

Outras características a ter em atenção

Além de assegurar que seja fácil aderir a uma reunião - se o participante precisa ou não de descarregar o software antes de aderir - lembre-se que alguns serviços de videoconferência requerem que os participantes introduzam um código para aceder à reunião. A presença de um gestor de eventos amplificados ajudará.

Quando falamos de videoconferência, não estamos apenas a pensar em grandes eventos com um considerável número de oradores e um assinalável número participantes. Falamos igualmente de reuniões mais pequenas dentro da empresa, entre uma organização e seus clientes, também.

Seja qual a dimensão, há soluções para todos os gostos e capazes de tornar a videoconferência eficaz e, porque não, divertida. De que falamos? Poder abrir uma discussão ou um Q&A (perguntas e respostas); conseguir “silenciar” os participantes, acabando com aquele som de alguém a datilografar ou de um cão a ladrar ao fundo; activar e desactivar webcams; bloquear entradas numa reunião, criar uma sala de espera, permitir sessões de break-out, partilhar o ecrã.

Pense no grau de colaboração real que gostaria de ter nas suas reuniões e certamente terá uma tecnologia capaz de realizar esse desejo.

Oito conselhos para aplicar

Para encerrar este artigo, partilhamos oito conselhos para aplicar na sua reunião remota. Uma lista que deve ter em mente ao entrar no vasto universo das videoconferências, seja uma reunião de departamento, seja um webinar ou uma conferência com centenas de participantes.

• Escolha as ferramentas certas para as suas necessidades.
• Tenha cuidado com os fusos horários.
• Evite reagendar ou cancelar de última hora.
• Seja claro sobre como as pessoas devem ligar-se.
• Seja cuidadoso na escolha da sua localização.
• Entre na reunião com cinco minutos de antecedência.
• Silencie qualquer som que distraia.
• Peça feedback aos participantes durante a videoconferência.

Como nota final, lembre-se: seja uma mera reunião com colegas que estão a trabalhar em casa ou com clientes que vivem do outro lado do mundo, a realização de uma reunião remota será sempre um desafio.

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